صفحه اصلي     |     شماره جاري |
 جستجو
شیرازه : نشريه الكترونيكي علوم كتابداري،آرشیو و  اطلاع رساني سال اول - شماره ی پنجم / مرداد و شهریور 1387

حفاظت و دیجیتالی کردن آرشیوهای دیداری شنیداری
 

 

سمیه فرقدان

 مقدمه: 

پیشرفت علوم و فنون در چند سده اخیر جهان را وارد عصر تازه ای کرده است. در این دوران منابع دیداری شنیداری در حوزه های ارتباطات، اطلاع رسانی، آموزش و پژوهش به کار گرفته شد و فرهنگی جدید شکل گرفت.(10) با گذشت زمان منابع دیداری شنیداری به کتابخانه ها و آرشیوها راه یافت. از این رو سازماندهی. حفاظت و ذخیره و بازیابی این منابع از اهمیت ویژه ای برخوردار است.  رشد سريع ملزومات ديجيتال و استفاده گسترده از رسانه‌هاي ديجيتال، مراكز اطلاع‌‌رساني و كتابخانه‌ها را به سوي مجموعه‌هاي ديجيتال كشانده است. محصولات ديجيتال در فرمت‌هاي متنوعي توليد مي‌شود، اين فرمت‌ها هر روز تغييراتي يافته، ويرايش‌هاي جديدي از محصولات به بازار عرضه مي‌شوند و ويژگي‌ها و عملكرد نرم‌افزارها و سخت‌افزارها تغيير مي‌يابد. برخي از نرم‌افزارها و سخت‌افزارها از رده خارج مي‌شوند و جاي خود را به نرم‌افزارها و سخت‌افزارهاي ديگر مي‌سپارند. آرشيو ديداري و شنيداري، سازمان يا بخشي از يک سازمان است که براي فراهم کردن امکان دسترسي به مجموعه اي از اسناد ديداري و شنيداري و ميراث ديداري و شنيداري از طريق مجموعه سازي، مديريت، نگهداري و ترويج، ماموريت يا حکمي قانوني دارد(1)

 بازبيني يا بازشنوايي، آماده سازي، رده بندي، مهارت هاي کار با ابزار و دستگاه هاي فني چه به منظور مرمت مواد ديداري و شنيداري و يا کار با آن ها به منظور استفاده، بررسي و مرمت فيلم ها، نوارهاي مغناطيسي و ديسک هاي نوري از جمله مهارت هاي آرشيويست هاي ديداري و شنيداري است.(8)

آرشیو سنتی بین دو مفهوم  Conservation(که از مصنوعات منفرد مراقبت مي‌کند) و Preservation(که محتوا را حتي در صورت نابودي يا خرابي مصنوع اصلي حفظ مي‌کند)  تمايز قائل مي‌شود. اين در حالي است که در آرشيو ديجيتال سعي بر حفظ محتوا است.
هنگامي‌که اطلاعات در قالب‌هاي ديجيتالي قرار مي‌گيرند، ماهيت، ارزش، اهداف و ساختار متفاوتي را پذيرفته اند. ماهيت محيط كاملاً متفاوت ديجيتالي بر چالش‌هاي موجود در حفاظت منابع افزوده است . (3)

دو واژه «حفاظت» و «ديجيتال» در مديريت اطلاعات، محدوده وسيعي را تحت تاثير دارند. «حفاظت» يکي از فعاليت‌هاي هسته در کتابخانه‌ها و مراکز آرشيوي بوده است. (16)

عامل ديجيتال، شکل ارائه، رسانه و استفاده از محتوا را تحت تاثير قرار داده است. حفاظت منابع آنالوگ- در ديد سنتي‌ـ‌ تنها بر طول عمر رسانه تأکيد دارد، اما هنگامي‌که «حفاظت» در کنار «ديجيتال» قرار مي‌گيرد، نه‌تنها به خاطر تفاوت و پيچيدگي فناوري‌هاي اطلاعاتي و ارتباطاتي، بلکه به واسطه ارتباط آن با مديريت ابرداده و جنبه‌هاي بالاتر سازماني و سياست گذاري، از اهميت حياتي بيش‌تري برخوردار مي‌شود.

چرخه زندگی داده های دیجیتال آن قدر طولانی نیست که منتظر ظهور رسانه ای بهتر باشیم. ذخیره سازی داده ای تا کنون نتوانسته است همانند کاغذ یا ریز فیلم، دوام و پایداری خود را ثابت کند، اما تحولات فناورانه در سوی دیگر این فرایند قرار دارند. ذخیره سازی داده ها 50 سال پیش و با کارت پانچ شروع شد و به نوارهای کاغذی، نوارهای مغناطیسی، دیسک مغناطیسی، دیسک نوری و امروز به حافظه های سیار مثل کارت های حافظه برقی رسیده است. اگر بخواهیم از آرشیوهای منابع اصلی قدیمی استفاده کنیم، امروزه یافتن دستگاه خواننده کارتها یا نوارها بسیار دشوار است.

مواد دیداری شامل مواد غير شفاف يا اپك و مواد شفاف است. مواد غير شفاف مثل عكس، كنتاكت، كارت پستال، پوستر، نقشه، تمبرها، نقاشي لباس ها، تراكت، پلاكارد، سررسيد و نمودار است و مواد شفاف مثل اسلايد، نگاتيو، فيلم استريپ، ترانس پارنت (شفافه) و ميكروفرم ها است.(9)

دنياي امروز جامعه اطلاعاتي است بدين معنا كه سيلي از انبوه اطلاعات در حال توليد و توزيع است يكي از نتايج حاصله از افزايش اطلاعات، اهميت فزاينده مواد غير كتابي به عنوان نظام عمده ذخيره است، به علت افزايش فراوان اطلاعات، فشرده كردن فضاي لازم براي ذخيره سازي آنها ضروري است با توجه به اينكه چنين فشردگي بايد با توان يافتن سريع موضوع هاي مربوط به اطلاعات همراه باشد در صد سال اخير تكنولوژي اين مواد به سرعت رشد كرده است  در اين بخش مجموعه اين مواد را كه جزو مواد آرشيوي به حساب مي آيند و يا براي ذخيره و ديجيتالي كردن ديگر مواد آرشيوي و نسخه برداري از آنها استفاده   مي شوند را در سه بخش مواد شنيداري؛ مواد ديداري و منابع الكترونيكي (ديجيتالي) در نظر می گیریم.

مواد شنيداري شامل صفحه، نوار صدا، كاست صدا، كارتريج، ديسك هاي صداي ديجيتال است.

به طور كلي نمي توان از ديجيتالي نمودن منابع و ارشيوهاي ديجيتالي توضيح داد اما از ابر داده سخني به ميان نياورد ابرداده به نوعي به توصيف منابع مي پردازد.با كمك ابرداده مي توان محتوا فرمت و نوع منابع ديجيتالي را توصيف نمود.در ادامه به توضيحاتي درباره ابرداده و كاربرد ان اشاره مي شود.

ابرداده چیست؟

داده درباره داده که این داده، ویژگی ها و محتوای موضوعی مدرک یا اثر اصلی را توصیف می کند.

براي ابرداده تعاريف بسياري آمده است كه اكثر آنها بر كاربرد آن تكيه دارند وبه عبارت ديگر تعاريفي عملگرا به شمار مي آيند يكي از تعاريف جامعي كه از ابر داده ارائه مي شود تعريفي است كه ”هينز“ پس از ارائه تعاريف مختلف از آن آورده است.(5)

ابرداده ،داده اي است كه محتوا ،شكل يا خصوصيات يك ركورد داده اي يا يك منبع اطلاعاتي را توصيف مي كند.

به طوري كه در تعريف «هينز» نيز به چشم مي‌خورد، ابرداده، خود داده‌اي است كه محتوا، نوع، قالب، و ... يك منبع اطلاعاتي كه متشكل از مجموعه‌اي از داده‌ها مي‌باشد را تعريف و توصيف مي‌كند.

مبناى كاربرد ابرداده، جستجو، يافتن، مستندسازى، ارزش‏يابى و گزينش منابع شبكه‏اى است كه موجب افزايش دقت بازيابى منابع شبكه‏اى مى‏شود.

براي ابر داده قالب ها و واستانداردهاي گوناگوني به وجود آمده است كه مهمترين آنها دوبلين كور ،مارك، يو اس مارك ، از ميان قالب هاي فوق دوبلين كور كه به منزله يك استاندارد جامع است توسط  (ا.سی.ال.سی) تدوين يافته است و از اعتبار وجامعيت بيشتري برخوردار است.(15)

مهمترین ویژگی های ابرداده:

1. مديريت بر حجم گسترده‏اى از اطلاعات در شبكه

2. نمايه‏سازى و انواع گسترده‏اى از اطلاعات در شبكه

3.  آسان‏سازى جستجو و بازيابى اطلاعات در شبكه و جامعيت در بازيابى

4.  تطبيق، اشتراك، يكپارچه‏سازى و استفاده مجدد از انواع اطلاعات در محيط شبكه

5.  نظارت بر دسترسى به اطلاعات، ابرداده نه تنها به جستجو و بازيابى مؤثر منابع اطلاعاتى ناهمگن مى‏پردازد؛ بلكه اطلاعاتى را كه دسترسى بدان‏ها محدود است، براى شيوه و نوع استفاده كاربران مديريت مى‏كند.(5)

هدف ارشیوهای دیداری شنیداری:

از آنجا که هدف عمده آرشیوهای دیداری شنیداری در سازمان های رادیو ـ تلویزیونی ارائه خدمات و سرویس به برنامه سازان است. به منظور دستیابی هر چه سریعتر به منابع آرشیوها فهرست نویسی و رده بندی و نمایه سازی آن ها از اهمیت خاصی برخوردار است. ولی در آرشیوهای ملی فیلم. ویدئو یا نوار صدا این طور نیست.(4)

هدف اصلی آرشیوهای ملی فیلم گردآوری و نگهداری فیلم های سینمایی است. از این گروه آرشیوها خیلی کمتر برای تهیه و تولید برنامه سازی استفاده می گردد و بیشتر در زمینه های تحقیقی دو آموزشی از آنها استفاده می شود. از این رو آنچه در این نوع آرشیوها اهمیت پیدا می کند حفظ و نگهداری فیزیکی منابع است تا از گزند عوامل طبیعی و درونی (فیزیکی) بر کنار بمانند و فهرست نویسی رده بندی یا نمایه سازی منابع در این آرشیوها از اهمیت کمتری برخوردار است.

به طور کلی یک آرشیو منابع دیداری شنیداری از چندین بخش تشکیل شده است که به ترتیب عبارتند از:

1. بخش انتخاب و تهیه منابع

2. بخش فهرست نویسی و رده بندی

3. بخش امانت

4. بخش حفظ و نگهداری

5. بخش اسناد و مدارک(دکومانتاسیون)(10)

 یکی از مباحث اساسی در حفاظت دیجیتال، تعیین نوع منابع و سطح حفاظت و نگهداری است. در این زمینه دو رویکرد وجود دارد. برخی از مراکز آرشیوی و کتابخانه های دیجیتال به گردآوری و حفاظت از تمامی اطلاعات دیجیتال می پردازند و گروهی از این مراکز طبق خط مشی خاصی به گزینش و سپس حفاظت می پردازند. چرا که بايد براي منابع دیداری شنیداری، محلي مناسب درنظر گرفته شود. بايد مدت دوام و شرايط  حفاظت این منابع به ويژه لوح هاي فشرده را درنظرگرفت. اگر منابع دیداری شنیداری دريك آرشيو استاندارد نگهداري نشوند و ازآنها به طورنامناسب استفاده شود، احتمال ازبين رفتن آنها وجود خواهد داشت.

بنابر سه دلیلی که در ادامه بیان می شود در می یابیم که اطلاعات دیجیتالی برای بقا نیازمند حفاظت هستند.(3)

ماهيت داده‌ها: داده‌ها در خطر هستند، چرا که در قالب مشخص پرونده‌اي بر روي رسانه‌اي موقت و گذرا ضبط شده‌اند و به يك الگوي رمزگذاري (زبان برنامه‌نويسي) نيز نياز دارند. رمزگشايي منابع آنالوگ تنها به توانايي‌هاي بشري نياز دارد، اما مدارک ديجيتال از آن جهت که ماهيتاً به «ابزارهاي ذخيره‌اي» خود محدود نشده‌اند، با منابع آنالوگ متفاوت‌اند. همانطور که «روزمبرگ»اشاره کرده است، در منابع فيزيکي «حفاظت از حامل‌هاي فيزيکي، همه صفات قابل ذخيره منابع اصلي را حفظ خواهد کرد» اما در داده‌هاي ديجيتالي، به ماشيني نياز داريم که بين داده‌ها و مفسر انساني که لايه پيچيده ديگري را به سامانه مي‌افزايد، ميانجي‌گري کند.

ناپايداري داده‌ها: داده‌هاي ديجيتالي در خطرند، نه به اين خاطر که ذاتاً آسيب‌پذير يا ناقص هستند، بلکه به اين دليل که شتاب پيوسته آهنگ همانندسازي، انطباق و افزونگي سخت‌افزار، نرم‌افزار، و قالب‌بندي داده‌ها، و استانداردهاي تسهيل‌شده که ممکن است به معناي ناخوانايي، تفسيرناپذيري يا بي‌استفاده ‌بودن جريان بيتي در آينده باشد، در جريان است. داده‌ها به صورت «رمز» ذخيره مي‌شوند، در نتيجه پيش از تشخيص و استفاده از آن‌ها در محيط رايانه‌اي‌ـ حتي اگر از استانداردهاي آزادي نيز بهره گرفته باشندـ به عنصري رمزگشا نياز دارند و اين عناصر رمزگشا روز به روز تغيير مي‌کنند.

پيچيدگي داده‌ها: اگر توليد کنندگان كنوني، داده‌هاي ديجيتالي را صريح و روشن ارائه ننمايند، خوانندگان و بهره ‌گيران آينده با مشکل روبرو مي‌شوند و پيچيدگي داده‌ها براي آن‌ها رمزگشايي نخواهد شد. يک ديسک نوري چندرسانه‌اي و ابتکاري، بسياري از ارزش‌هاي خود را از ارتباطات بين اشياي ديجيتالي کسب مي‌کند نه از محتواي اطلاعاتي خود اشيا. اجراي اشياي ديجيتالي پيچيده به برنامه‌اي پيچيده نياز دارد، و اين برنامه‌ها نيز با نگارش‌هاي جديدي که کراراً از آن‌ها ارائه مي‌شود، پيوسته در حال تغييرند.

ديجيتال سازي راه حل ‌هايي براي مشكلات آرشیوها مثل نگهداري، حفاظت، فضاي ذخيره، مدارك چند رسانه‌اي، دسترسي دور دست به مجموعه هاي اطلاعاتي و دسترسي به موادي را كه در مجموعه وجود ندارد ممكن مي سازد.

ديجيتال سازي به معني تبديل رسانه‌هاي آنالوگ- كتاب‌ها، مقالات مجلات، عكس‌ها، نقاشي‌ها و زيرنگاشت‌ها به قالب الكترونيكي از طريق اسكن كردن، نمونه‌گيري يا حتي ورود مجدد اطلاعات آنها است. (11)

ايجاد مجموعه ديجيتالي اطلاعات با ويژگي‌هاي چند رسانه‌اي باعث دسترسي سريع و آسان تعداد زيادي از كاربران مي‌گردد. بهبود دسترسي به منابع اطلاعاتي يكي از انگيزه‌هاي اصلي ديجيتال سازي مدارك است.

خطر حفاظت از مجموعه های دیجیتالی اجتناب ناپذیر است. سیاست های هر مجموعه ممکن است شرایط خاصی را طلب کند. بهترین گزینه در حفاظت مجموعه های دیجیتالی، تعیین اثر بخشی روش و کارایی آن با توجه به نوع مجموعه، اهداف، نوع سازمان، میزان پشتیبانی از تصمیمات مدیریتی و بسیاری عوامل زیر ساختی دیگر است.(7) در حفاظت اطلاعات دیجیتال همواره باید به یاد داشت که اطلاعات دیجیتالی باید از نظر محتوایی، ساختار و روابط ابرداده ای حفظ گردند و چرخه تغییرات در طولانی مدت باعث از میان رفتن اطلاعات نشود. هر چند این ادعا که اطلاعات همچنان بدون تغییر حفاظت شوند دور از واقعیت است. اما مدیریت مراکز اطلاع رسانی، مراکز آرشیوی و کتابخانه ها باید در صدد کاهش تغییرات باشند تا به محتوا، ساختار و متن اطلاعات تا حد ممکن خللی وارد نشود.

اولویت بندی منابع دیجیتال:

ارائه رهنمودهایی برای این که چه چیزی می تواند و چه چیزی بایست ذخیره شود، لازم است. در حال حاضر نکته مهمی که باید به ان توجه نمود این است که کدامیک از منابع دیجیتال را حفاظت کنیم و کدامیک را حفاظت نکنیم.خواندن و فهمیدن اطلاعات در قالب های دیجیتال به تجهیزات و نرم افزارهایی نیاز دارد که به طور مداوم در حال تغییرند و احتمالا بعد از گذشت چند دهه از تولید آنها مجددا قابل استفاده نیستند. سرعت بالای تغییر در ابزار ثبت و ذخیره اطلاعات و در قالب ذخیره سازی این اطلاعات و تغییر در تکنولوژی هایی که برای استفاده از آنها به کار می روند این تهدید را به همراه دارد که عمر اطلاعات در عصر دیجیتال رو به کاهش است.(1) سختی حفاظت اطلاعات دیجیتالی به طول عمر رسانه فیزیکی بستگی دارد که اطلاعات بر روی  آن ثبت شده است. حتی تحت بهترین شرایط ثبت و ذخیره سازی ، رسانه یا محمل دیجیتال می تواند شکننده باشد و عمر مفید محدودی داشته باشد . علاوه بر این ابزار آلات و نرم افزارهای جدیدی در حال جایگزینی با ابزار و روش هایی هستند که فرآیند ذخیره سازی با آنها انجام شده است و پایابی اطلاعات دیجیتال در چنین حالتی در زمانی حدود 2 تا 5 سال بعد از ثبت امکان پذیر است . از بسیاری جهات فن آوری ضبط و پخش حتی از محمل هم آسیب پذیرتر است . فرمت ها پیوسته تغییر می کنند و حتی اگر محمل ها به وضع مناسبی باقی بمانند ممکن است خیلی بیشتر از عمر صنعتی فن آوری بخشی که دسترس پذیری مستمر وابسته به آن است ، عمر کرده باشند .

درمقایسه با شکنندگی فیزیکی بسیاری از رسانه های دیجیتال ،  ازرده خارج شدن تکنولوژی ها تهدیدی بزرگتر را برای اطلاعات در قالب های دیجیتالی نمایش می دهد. در مواجه با سرعت بالای انقضای تکنولوژی ها و به منظور غلبه بر مشکل ناپایداری رسانه ها ، آرشیویست ها از تکنیکی به نام "بازسازی" استفاده می کنند به این صورت که اطلاعات دیجیتال را بر روی یک رسانه جدید کپی می کنند .(1)

یکی از روش های دیجیتال سازی اسناد میکروفیلم سازی از آنها است. آرشیویست از فرایند میکروفیلم سازی برای یک یا چند هدف از اهداف زیر استفاده می کند (2)

افزودن بر عمر اسناد: استفاده مکرر از اسناد آرشیوی منتهی به از میان رفتن اسناد می شود. بنابراین تکثیر اسناد بر روی میکرو فیلم، به آرشیویست امکان می دهد تا اصل آنها را در گوشه ای حفظ کند. به این ترتیب در حالی که نسخه میکروفیلم اسناد در اختیار پژوهشگران است، اصل آن در جای امنی محافظت می شود.

در اختیار قرار دادن اسناد بی مانند: از آنجا که اسناد آرشیوی یگانه اند، سرویس دهی انها به علاقمندان، مساله دشواری است. اما ریزنگاره ها به محقق امکان می دهد تا از اسناد به طور همزمان استفاده کنند. برخی اسناد مثل نقشه های بزرگ، طرح ها یا مجلدات بسیار سنگین: به خاطر ابعاد، شکل یا حجمشان دست و پا گیرند، در مقابل ریزنگاره ها متراکم اند و اغلب اسناد زیاد و پرحجمی را در یک حلقه جای می دهند. از این جهت استفاده و انتقال آنها بسیار ساده است.

کاهش هزینه بایگانی: عملیات اداری و سرویس دهی در آرشیو از جمله پر هزینه ترین قسمت های این موسسه است، اما اگر بایگانی مطمئنی در سایر نقاط وجود داشته باشد این هزینه به شدت کاهش می یابد. این نوع بایگانی ها از حیث کیفیت نیز مطلوب ترند و با استفاده از کپی هی میکروفیلم امکان استفاده از اسناد را فراهم می کنند.

تامین امنیت اسنادی: نظیر رمز فهرست ها یا گزارش جلسات که در تداوم کل آرشیو یا سازمان مادر نقش عمده ای ایفا می کنند. آتش گرفتن یا به سرقت رفتن این اسناد فاجعه بزرگی است. بنابراین تکثیر آنها بر روی میکروفیلم و بایگانی آنها در گاوصندوق، و در محلی کاملا مجزا از خطرات می کاهد.

با توجه به اهداف میکروفیلم، نوع اسناد مورد نظر و در دسترس بودن تجهیزات خواندن اسنادیکی از ریزنگاره ها یعنی میکروفیلم یا میکروفیش یا اپرچرکارت انتخاب می شود. برای مثال میکروفیش و فیلم حلقه ای مختص کپی های مرجع است. چرا که آنها شناخته شده اند و به اسانی مورد استفاده قرار می گیرند. هریک از این رسانه ها مزایایی دارند. میکروفیش به طور ویژه، برای تکثیر بسیار ارزان تمام می شود و "اپرچرکارت" برای تکثیر اسنادی با قطع بزرگ به کار می آید، اسنادی مثل نقشه ها و طرح ها، چرا که رابطه بین اصل اسناد و نسخه های ریزنگاره حفظ می شود. وقتی شخصی از میان ریزنگاره ها یکی نظیر میکروفیلم 35 میلی متری یا میکروفیش را انتخاب می کند، این مزیت وجود دارد که استانداردهایی پیرامون کیفیت این رسانه و چندین نوع دستگاه خواننده آن در دسترس باشند.

 

تعیین کیفیت فیلم و تعداد نسخه ها:

از آنجا که اسناد آرشیوی و نسخ خطی شکننده اند آرشیویست تنها یک فرصت برای تهیه فیلم از آنها خواهد داشت. بنابراین بهتر است در این مجال نسخه ریزنگاره ای با کیفیت بالا از آن تهیه شود. (هنگامی که از اسناد مطابق استانداردهای آرشیوفیلم تهیه می شود)در آرشیو تولید حداقل نسخه میکروفیلم از اسناد متداول است یک فیلم منفی از جنس هلاید نقره[2] و برای حفظ ایمنی سند، یک نسخه منفی برای تکثیر مجدد سند، که نسخه تکثیری اصلی خوانده می شود و در نهایت نسخه ای نیز برای مراجعه.(2)

استفاده از میکروفیلم چه برای مطالعه و چه به منظور تهیه نسخه اضافی، به اجبار و با گذشت زمان موجب صدمات بزرگی بر میکروفیلم می شود. به همین خاطر باید از نسخه نگاتیو(منفی) امنیتی را برای تهیه نسخه تکثیری اصل استفاده کنند. پس از آن، نسخه مزبور را در بهترین شرایط نگهداری می نمایند. از نسخه تکثیری اصل برای تولید نسخه های مطالعه استفاده کرده و آن را در محلی بایگانی می کنند. نسخه های مطالعاتی همه روزه از جانب محققین مورد استفاده قرار می گیرد.

بهترین فیلمی که می توان نگاتیو امنیتی یا نسخه منفی نگهداری را بر روی آن ضبط کرد، هلاید نقره سیاه و سفید است، تنها فیلمی که با استانداردهای کیفی آرشیو هماهنگ است و در صورتی که خوب ظاهر شود و در شرایط مناسب نگهداری گردد، بسیار مقاوم بوده و سالها عمر می کند.

برای نسخه تکثیری اصل و نسخه های مطالعاتی، می توان از فیلمهای ارزان و "سهل التکثیر" دیازو[3] یا ویسکولار[4] استفاده کرد که در مقایسه با هلاید نقره، در مقابل خراش مقاومترند. نکته اخر اینکه باید بین تصویر مثبت و منفی برای کپی یکی را انتخاب کرد. فیلمهای تکثیر معمولا نگاتیو یا منفی اند، اما نسخه های مطالعاتی هم می توانند مثبت باشند و هم منفی. مزیت منفی بودن از نسخه های مطالعاتی آن است که مطالعه حروف سفید بر روی زمینه سیاه برای چشم ساده تر است.

تولید نسخه تکثیری از عکس، فیلم و بسیاری از انواع اسناد شنیداری در نگهداری اصل سند اهمیت سازنده ای دارد. وقتی صحبت بر سر فیلم نیترات سلولز باشد بعد از تدارک گنجه های بایگانی و استانداردهای محیطی درست، باید نسخه ای جهت اطمینان از حفظ اطلاعات تهیه کرد. فیلم، نوار ویدئو و دیسک های شنیداری بر اثر نمایش و گوش دادن مستمر صدمه می بیند، بنابراین برای حفظ و استمرار دسترسی به اطلاعات این منابع، نسخه های دقیق پر کیفیتی از آنها تهیه می کنند که به نوبه خود می توان از روی آنها تکثیر کرد. ایمنی بسیاری از انواع عکس نیز مثل عکس هایی که نگاتیو شیشه ای دارند با تکثیر تامین می شود و از این طریق می توان نگاتیوهای جدیدی تهیه کرد.

در ریز تکثیر تصویری ریزتر از اصل سند تهیه می شود که به اشکال مختلفی مثل میکروفیش، میکرو کارتریج[5] و اپرچرکارت[6] در می اید. ریز تکثیرها متداولترین و پذیرفته شده ترین اشکال تکثیر در آرشیو هستند. از آنها می توان برای تکثیر عکس، اسناد بزرگ و انواع استاندارد اسناد کاغذی استفاده کرد. وقتی که این منابع با استفاده از هلاید نقره تولید شد و در شرایط محیطی مناسبی قرار گرفت، کیفیت آن در درازمدت همچنان مرغوب باقی می ماند.(2)

تغییر در فرمت ممکن است تغییر در محتوا را نیز در بر داشته باشد . کاهش کیفیت تصویر یا صدا ، به معنی نوعی تغییر محتواست . دستکاری محتوا در روند کوچ می تواند ویژگی های اصلی اثر را نیز تغییر دهد . نتیجه اینکه کوچ از آنالوگ به دیجیتال با اتلاف همراه است. در این روند کوچ کردن به قلمرو دیجیتال، به ارتباط محمل آنالوگ با فن آوری مرتبط با آن پایان می دهد. محتوا از زمینه و مفهوم فیزیکی خود جدا می شود. بنابراین ، ممکن است بزرگترین چالش دیجیتالی کردن ؛ از نوع فن آورانه یا اقتصادی نباشد بلکه از نوع پژوهشی ، آموزشی یا اخلاقی باشد .  محمل های دیداری شنیداری مانند دیگر کالاها بشر ساخته هستند. ویژگی های ذاتی آنها نمی تواند کوچ داده شود . در بهترین حالت تنها می توان به این ویژگی ها بر روی محمل جدید نزدیک شد .(12)

          در واقع در دسترس بودن فن آوری اصلی ، عنصری اصلی برای بازآفرینی محیط است و از این نظر آرشیوها با گذشت زمان با مشکلات عمده ای روبرو می شوند . در زمینه فن آوری الکترونیکی این کار امکان پذیر نیست . این فن آوری به دسترس پذیر بودن زیر ساخت های صنعتی بزرگ و پیچیده ای متکی است.(6)

نکاتی که در دیجیتالی کردن آرشیوهای دیداری شنیداری باید در نظر گرفت:

 الف) هزینه سیستم یا خدمات: در مقابل سود و مزایایی که از آنها عاید می شود: این هزینه ها باید به صورت واژگان قابل اندازه گیری بیان شود تا هدفدار باشد.

ب) کاربردی بودن سیستم یا خدمات: بر حسب ابعاد و سطح پیچیدگی آن، در مقابل عملکردش: پول باید در محلی خرج شود که در آن نیازی دیده می شود.

پ) مهارت مورد نیاز برای راه اندازی و استفاده از سیستم یا خدمات: این قسمت هم برای مشتریان و هم برای کارکنان کاربرد دارد.

ت) سازگاری سیستم یا خدمات سازمان یا موسسات مربوطه: این قسمت به طور ویژه مربوط به انتخاب سیستم نرم افزار کامپیوتر است.

ث) ظرفیت سیستم یا خدمات(برای مواجهه با تغییر در وظایف یا مجموعه) و گستره آن برای توسعه در آینده، در جایی که تغییر، علت بخشی از مشکلات آرشیو است. با توجه به ظرفیت آرشیو، قسمتی از راه حل به شمار می رود.

ج) مدارک لازم برای نگهداری و مرمت تجهیزات(2)

نکات و مسائلی در ارتباط با حفاظت ارشیوهای دیداری شنیداری :

چگونگی مراقبت از نوارها و دیسک ها:

1- در صورتی که احتمال صدمه به اصل نوارها است باید نسخه پشتیبان[7] تهیه کرد. این نسخه را ترجیحا به طور مرتب و پس از پایان هر فصل روزآمد کرده و در محل دیگری بایگانی می کنند.

2- از لمس کردن سطح دیسک یا نوار خودداری کنید.

3- از استقرار دما و رطوبت زیاد در محیط کار و بایگانی ها اجتناب کنید

4- بر طبق دستورالعمل دستگاه در خصوص نگهداری هد[8]های دیسک یا دیسک درایو باید دستگاه را تمییز نگه داشت.

5- محل کار را پاکیزه نگه دارید چون وجود کوچکترین ذرات غبار بر سطح نوار یا دیسک باعث تخریب سطح آن و از بین رفتن اطلاعات می شود.

 6- دیسک ها و نوارها را دور از منابع قوی الکترومغناطیس، مثل ژنراتورها بایگانی کنید.

کیفیت محیط بایگانی:

محیطی که اسناد در ان بایگانی می شوند، نقش مهمی در حفظ و نگهداری آنها دارد. دما، رطوبت نسبی، نور، خلوص و گردش هوا از عوامل تعیین کننده در محیط مخازن اند. اگر اسناد طبق استاندارد صحیحی نگهداری نشوند، عدم تامین هر یک از این شرایط باعث بروز صدمات جبران ناپذیری به اسناد می شود.

دما: (به طور کلی) دمای پایین (10 درجه سانتی گراد برای فیلم سیاه و سفید، صفر درجه سانتی گراد برای عکس رنگی) و کاستن از واکنش های شیمیایی که به تخریب اسناد می انجامد. عمر میکروفیلم را افزایش می دهد. همین طور نوسان دما، نظیر نوسان کار دستگاه تهویه هوا در دفاتر به این خرابیها دامن می زند.

رطوبت: رطوبت نسبی 40 درصد از رشد کپک و قارچهایی که قسمت حساس فیلم را می خورند جلوگیری می کند اما اگر رطوبت بیش از حد پایین باشد، بنیان[9] فیلم را خشک می کند و فیلم شکننده می شود. برای حفظ فیلم باید گردش هوا به خوبی انجام گیرد و نوسانات به حداقل کاهش یابد.

تجهیزات بایگانی:

تجهیزاتی که برای بایگانی میکروفیلم تهیه شده عبارت است از: قفسه، کمد و جعبه های مخصوص نگهداری میکروفیلم. همین طور می توان تجهیزات معمولی را برای نگهداری میکروفیلم اندکی تغییر داد.

مخاطراتی که باید از آنها اجتناب نمود: میکروفیلم باید از مخاطراتی مثل: گرما، نور، آب که می توانند منشا صدمات باشند، دور نگه داشته شود. به همین خاطر، از بایگانی هایی که در اتاق های زیر شیروانی و زیرزمین قرار گرفته اند باید پرهیز کرد.

اگر ایجاد بایگانی دلخواهی با شرایط مناسب امکان پذیر نباشد، باید به دنبال آرشیو بزرگی بود تا نگاتیوهای امنیتی یا نگاتیوهای اضطراری را که برای حفظ اطلاعات، مورد استفاده قرار می گیرد در آن جای دهیم.

این مقررات سخت محیطی، شامل نسخه های مطالعاتی نمی شود. در این حیطه، باید بر نحوه استفاده از اسناد، مراقبت از مدارک در حین بارگیری، پس گرفتن از محقق و تمیز نگه داشتن دستگاه های خواننده سند یا چاپگر تاکید ورزید.

دما و رطوبت نسبی: باید به هر شکل از ایجاد نوسان در میزان دما و رطوبت نسبی جلوگیری کرد. چرا که در طول روز، دمای بیرون دائما در حال تغییر است. دستگاه تهویه هوا می تواند به کنترل دما و رطوبت محیط کمک کند. این دستگاه دور از سقف اتاق، اسناد و مناطقی که امکان بروز صدماتی نظیر سیل است قرار داده می شود.تعمیر و نگهداری این دستگاه باید به دقت صورت بگیرد.(4)

گردش هوا: حتی الامکان باید از راکد شدن هوا پرهیز کرد، چرا که رکود هوا زمینه رشد کپک را فراهم می کند. نحوه تهویه هوا بر اساس اسنادی که در بایگانی است فرق می کند. مجموعه های فیلم نیتراتی از جمله منابعی است که به تهویه مستمر و قوی نیاز دارد.

خاک: گرد و خاک باعث ساییدگی و صدمه_ به اسنادی نظیر عکس های درون پاکت، مجلداتی که در جلد قرار دارند و اسناد شنیداری که توسط دستگاه دیگری مورد استفاده قرار می گیرند_ می شود. سیستم تصفیه مکانیکی که در دستگاه تهویه هوا نصب می شود و پاکسازی مرتب کف زمین، پنجره و درگاهی، میزان غبار محیط را کاهش می دهد. از کاربرد فیلترهای الکترواستاتیک خود داری کنید چرا که باعث تولید گاز ازن[10] شده و اسناد را شکننده می کند.(10)

  منابع و ماخذ:

1. ادموندسون، ری. فلسفه و اصول آرشيوداري ديداري و شنيداري. ترجمه ي وحيد طهراني پور. تهران: نشر کتابدار.1385
2. پدرسون،آن.نگهداری اسناد.ترجمه رضامهاجر.تهران:سازمان اسناد ملی ايران،1380

3. دارینی ، زهرا .كتابخانه‌هاي ديجيتالي : توسعه و چالشها .  خبرنامه انجمن کتابداری و اطلاع رسانی خراسان ، شماره 9، اسفند 84 .

4. دياني، محمدحسين. مقدمه اي بر آرشيو. مشهد: دانشگاه فردوسي مشهد: 1381

5. سعادت، علیرضا، استفاده از استانداردهاي ابرداده‌اي در مديريت مدارك و ركورد‌هاي الكترونيكي؛ راهي فراروي آرشيوها و مراكز اطلاعات و مدارك،  فصلنامه علوم و فناوری اطلاعات، دوره 22، شماره 1و2، پاييز و زمستان 1385.

6. شكيبائي،رضا.“درآمدي بر ارزشيابي اسناد دولتي“فصلنامه گنجينه اسناد.شماره 45.تابستان 1383

7. صادقیان، نادعلی، اسناد الکترونیکی، شگفت آورترین رسانه ارتباط جمعی در عصر حاضر، فصلنامه گنجينه اسناد 65، بهار 1386.

8. طهراني پور، وحيد. آرشيوداري ديداري- شنيداري: حرفه اي متمايز از کتابداري و آرشيو داري.فصلنامه کتاب،دوره هفدهم، شماره دوم. تابستان. 1385

9. فدائي عراقي، غلامرضا. مقدمه اي بر شناخت اسناد آرشيوي. تهران: سمت، 1377

10. مرادي، نورالله. مديريت آرشيوهاي ديداري_ شنيداري. تهران: نشر کتابدار.  1380

11. محمدی،مرضیه. حفاظت و دیجیتالی کردن مجموعه های صوتی تصویری. سمينار ارائه شده در كلاس كارشناسي ارشد كتابداري واطلاع رساني. مربوط به درس مباني كتابداري. دانشگاه الزهراء. ترم دوم 87-1386

 12.http://www.aqlibrary.com/documents/audiovisualrecords.aspx  (

دیده شده در 4 اردیبهشت 1387

13. http://www.archivists.org.au/events/2007_conf/ASA_2007_Conference    دیده شده در 10 اردیبهشت 1387prog.htm

14. McDonald , Buffy . Saving Our Digital Heritage. Library Hi Tech News. Bradford: Sep/Oct 2004. Vol. 21, Iss. 8; pg. 34, 3 pgs

15. Metadata , DELOS6: Preservation of digital information” http://www.ariadne.ac.uk/issue16/delos

دیده شده در 15 اردیبهشت 1387

 16. Digitizing an Archive: The Factory Approach” http://www.ariadne.ac.uk/issue47/burbridge/#author1

دیده شده در 15 اردیبهشت 1387

17. http://old.nlai.ir/Default.aspx?tabid=520#

دیده شده در 18 فروردین


 

1. دانشجوی کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه شهید بهشتی

[2]. Silver Halide

[3]. Diazo

[4]. vesicular

[5]. Micro-cartridge

[6]. Aperture card

[7]. Back up copy

[8]. Heads

[9]. Base

[10]. Ozone

 



هرگونه برداشت با ذکر مأخذ مجاز است. نظرات نویسندگان لزوما" نظر شیرازه نیست.