صفحه اصلي     |     شماره جاري |
 جستجو
شیرازه : نشريه الكترونيكي علوم كتابداري،آرشیو و  اطلاع رساني سال اول - شماره ی ششم / مهر و آبان 1387
آرشيو و دور نماي آينده

 

بهناز زرين كلكي كارشناس اسناد

 

چكيده:

رأي قطعي در ارزيابي اسناد توليد شده توسط يك دستگاه اداري، فقط با متخصصآرشيو است و براي اين كه بتواند مطالب آرشيوي را شناسايي و استخراج كند، لازم است به طور  كامل و دقيق با فلسفه وجودي و هدف يا اهداف آن دستگاه آشنا باشد. او بايد بداند كه دستگاه ها و سازمان ها موضوعاتي دارند كه براي رسيدن به آن موضوعات، گردش كار و قوانين مناسبي را تنظيم و طراحي مي كنند و اسناد و مدارك، گواه مراتب مستقيم اين گردش كار هستند. او بايد قادر به يافتن ارتباط بين حاصل و محصول هر دستگاه( يا سازمان) با اهداف آن دستگاه (يا سازمان) باشد تا بتواند تشخيص دهد چه چيز ارزش آرشيوي دارد و چه چيز ندارد.

كليد واژه: آرشيو، طبقه بندي، روش هاي ارتباطي، تنظيم و توصيف، اهداف آرشيو،

مقدمه:

امروزه آرشيو در سراسر جهان امر شناخته شده اي است كه استفاده و بهره برداري از آن بخشي از زندگي فرهنگي هر اجتماعي را تشكيل مي دهد. در حقيقت آرشيو نقش واسطه اطلاعاتي مهمي را داراست كه در حكم وجدان و ضمير يك ملت ايفاي وظيفه مي كند و رجوع به آن براي بازيابي حقايق جاري در گذشته و حال و همچنين يافتن ديدگاهي روشن از آينده، جزو ضروريات مسلم تلقي مي شود.

اصل به وجود آمدن آرشيو به تمدن يوناني ها بازمي گردد. 4 الي 5 قرن پيش از ميلاد، آتني ها پرونده هاي ارزشمند خود را در معبدِ "مادر خدايان" مترون، نزديك دادگاه شهر در ميدان عمومي نگهداري مي كردند. معبد انباشته از عهدنامه ها، قوانين دست نويس، پيش نويس بار عام هاي عمومي و ديگر پرونده هاي ايالتي بود. در ميان پرونده ها، تقريرات سقراط با استدلال هاي خاص خود، دست نوشته هايي از روش بازي اسطوره هايي نظير آشيلوس، سوفوكل، ايريپيد و سياهه هايي از پيروزي هاي بازيكنان يوناني در بازي هاي المپيك وجود داشت. اين نوشته ها در كاغذهاي پاپيروس كه به شكل لوله در آمده بودند تا قرن سوم بعد از ميلاد نگهداري مي شدند. اگر چه در حال حاضر آنها در مؤسسه هاي آرشيوي نگهداري نمي شوند اما مي توان معبد مذكور را كه نخستين جاي نگهداري دست نوشته ها بوده است، آرشيو ناميد. پيشرفت هاي آرشيوي در دوره انحطاط تمدن هاي باستاني و قرون وسطي، اثرات مهمي در شكل گيري سرشت و نهاد آرشيو در اوايل قرون جديد داشته استو هر كدام از كشورهاي جهان برحسب رأي و نظر حكومتي حاكم برآنها، به حفظ و نگهداري اسناد خود پرداخته اند(1).

در سال 1789م. مقارن با انقلاب كبير فرانسه، مجلس ملي آن كشور مؤسسه آرشيوي به وجود آورد كه فعاليت آن منحصر به نگهداري از اسناد بود. درست يكسال بعد در روز 12 سپتامبر 1790 طي يك فرمان حكومتي در شهر پاريس آرشيو ملي به عنوان مركزي مستقل با شيوه سازماندهي مستقل ايجاد شد. اين نخستين آرشيو ملي در دنيا بود كه رسما" توسط كشوري تأسيس مي گرديد. حدود پنجاه سال بعد در 14 آگوست 1838، آرشيو مركزي انگلستان و نزديك به صد سال بعد از آن در 19 جون 1934، آرشيو ملي ايالت متحده آمريكا شكل گرفت. حدودا 60 سال پيش در نهم ژوئن 1948 در اجلاس رسمي يونسكو طرح اوليه شوراي جهاني آرشيو تصويب شد و در سال 1950 در شهر پاريس نخستين كنگره جهاني با عنوان شوراي جهاني آرشيو (ايكا) به وجود آمد. منظور از تشكيل چنين شورايي، همكاري، تبادل نظرات، حمايت، توسعه و پيشرفت در شناخت بهتر و حفظ و نگهداري آثار و ميراث مكتوب تاريخي نوع بشر و يكي از اهداف بلند مدت آن يافتن روش هاي مشابه و تدوين مقررات با استانداردهاي جهاني در زمينه توليد و جمع آوري اسناد و پرونده ها بود(2).

با به رسميت شناخته شدن آرشيو جهاني، كشورهايي كه محل مجزا يا اداره وتشكيلات خاص و منظم براي نگهداري پرونده و مدارك خود نداشتند ترغيب به ايجاد آرشيو ملي به عنوان مؤسسه اي مستقل شدند.

اختلاف ماهوي بين آرشيو و كتابخانه باعث شد از همان ابتدا آرشيو متمايز از كتابخانه و باشيوه خاص عمل كند اگر چه استفاده از برخي روش ها مشترك بود اما اين اشتراك به معني يكي بودن دو مركز به شمار نمي آمد. زيرا از يك سو نحوه و روش توليد مطالب مورد توجه مراكز آرشيوي با روش توليد مواد كتابخانه اي كاملا متفاوت بود و از سوي ديگر نحوه طبقه بندي و روش هاي ارتباطي هر مجموعه با يكديگر و حتي با زير مجموعه خودش در مراكز آرشيوي با نوع طبقه بندي و نقطه نظرهاي ارتباطي مجموعه ها در مراكز كتابخانه اي تفاوت ويژه داشت.

اين دو تفاوت عمده و اساسي ، علت اصلي وجه تمايز آرشيو و كتابخانه را شكل داد.

 

تفاوت در روش توليد:

يكي از وجوه مشخصه مطالب آرشيوي آن است كه در ارتباط مستقيم با فعاليت هاي عملي بخشي از سازمان (سازمان هاي) دولتي و يا غير دولتي به وجود آمده و يا محسوب شوند و بالاترين اهميت وجودي آنها بستگي تام به ارتباط سازماني آنها با يكديگر و يا با سازمان دارد. بنابر اين ارزش فرهنگي آنها تبعي است زيرا مقصود اوليه از به وجود آمدن چنين مواردي انجام افعالي در راستاي اعمال سازماني است. به طور مثال، احكام انتصابات، خريد ملزومات، و پرونده صورت جلسات فقط به منظور حركاتي در جهت فعال كردن، نظام بخشيدن و پيگيري امور انجام مي پذيرد.

اما مطالبي كه مورد نظر كتابخانه است در مرحله پيدايش، شالوده يك فكر، تجلي يك انديشه، ظهور يك احساس، تحقيق و يا اكتشاف پيوسته است كه به منظور ارتقاي سطح دانش و يا القاي تفكري نوين و يا حسي جديد شكل گرفته است و طبعا ارزش فرهنگي آن در همان ابتدا اولا و بالذات و لاينفك خواهد بود. بنابراين در كتابخانه زيريك موضوع معمولا موارد مجزا و غير مرتبطي وجود دارد كه بر اساس يك روش اصولي و نظم خاصي به وجود نيامده اند و مفهومشان كاملا مستقل از ارتباط با ديگر موارد است. حتي امكان دارد هر مورد بدون آگاهي از وجود ديگري توليد شده باشد. اين عمل به خوبي نشان مي دهد كه كتابخانه ها مطالب خود را از بدنه خاص و مشخصي دريافت نمي كنند و ممكن است از هر كجاي جهان جمع آوري كنند. به طور  مثال اگر كتابخانه در نظر داشته باشد كتاب هاي متعددي از موضوع خاصي به طور مثال، كشاورزي جمع آوري كند محدوديتي نخواهد داشت، از هر كجاي دنيا و از هر منبعي كه به دست آورد پسنديده است(3).

البته قبل از به وجود آمدن مؤسسه و مراكز آرشيوي، غالبا كتابخانه ها توليد و محافظت از اسناد را بر عهده داشتند به طور ي كه برجسته ترين مدافعان تأسيس آرشيو معتقدند بسياري از سازمان هاي آرشيوي از ميان اتاق هاي اسناد دست نويس كتابخانه ها رشد ونمو كرده اند و به تعبيري مي توان تولد آنها را از همان آغاز جداسازي دست نوشته ها در مراكز كتابخانه اي دانست. زماني كه هنوز آرشيو به وجود نيامده بود ، كتابخانه به جمع آوري و آماده سازي اسناد عمومي مي پرداخت اما پس از اين كه دولت ها هر دو مؤسسه را تأسيس كردند رقابت بين آرشيو و كتابخانه در به دست آوردن اسناد عمومي كاملا بي معنا خواهد بود. كتابخانه در چنين سيستمي نبايد به هيچ وجه اقدام به جمع آوري مطالب آرشيوي كند زيرا هر يك از اين دو مركز در حوزه اختيارات خود به قدر كافي كار براي انجام دارد، بدون اين كه نيازي به دست اندازي بر وظايف ديگري باشد چون انتهايي براي هيچكدام نيست(4).

اختلاف در روش هاي ارتباطي و طبقه بندي:

مهم ترين اختلاف در دو مركز آرشيوي و كتابخانه اي برخاسته از نحوه ارزيابي و انتخاب مطلب است.هدف متخصص آرشيو در انتخاب و ارزيابي موادي كه توسط دستگاه هاي دولتي و غير دولتي توليد شده اند، رسيدن به موارد مجزا و جزئي نيست. بلكه رسيدن به يك تصوير كلي اي است كه منعكس كننده مبدا روند و اصل پيوند كاري و رابطه سازماني بين پرونده هاست، به نحوي كه محتواي اطلاعاتي آنها گوياي پيشرفت ها، نقايص، برنامه هاي مختلف كوتاه مدت و دراز مدت، سياست گذاري ها در ابعاد گوناگون و توليد دستگاه در محدوده زماني مشخص است. خلاصه كلام مي توان گفت كه هدف او انعكاس شرح مطولي از انجام وظايف محوله به سازمان در دوره اي معين است كه اين دسته اطلاعات مي توانند براي مطالعات اقتصادي، سياسي، اجتماعي و تحقيق هاي تاريخي و جامعه شناسي بسيار مفيد باشند. بنابر اين زماني مطلب منفرد مثل يك برگ نامه و يا يك گزارش و يا يك پرونده مورد توجه متخصص آرشيو قرار مي گيرد كه زير مجموعه اي از يك مجموعه مرتبط با وظايف سازماني قلمداد شود. در هر حال قضاوت هاي او، نهايي و غير قابل برگشت است علت آن است، كه در زمان صدور حكم امحاي برخي اسناد، در واقع آنها نابود مي شوند و امكان بازيابي آنها تقريبا به صفر مي رسد. زيرا اغلب آنها در يك نسخه اصل موجودند و با امحا نيست مي شوند. پس به جهت حساسيت اين امر، لازم است متخصص آرشيو مأمور امحا، دو خصوصيت ويژه داشته باشد:

تخصص و تبحري خاص در آناليز كردن وظايف سازماني و كارهاي اساسي سازمان با آنچه كه با آن داد و ستد دارد.

داراي يكسري معلومات خارجي كه بتواند نياز سنجي كند؛ به اين معنا كه تشخيص دهد محقيق احتمالي در آينده چه علاقه و نيازي خواهد داشت.

با دارا بودن اين دو خصوصيت، مأمور امحا مي تواند با اطمينان قلبي بيشتري حكم به امحا دهد.

اما تمركز كتابداران در ارزشيابي موردهاي  منفردي است كه به كتابخانه وارد شده اند و داوري آنها درگير يك سري اطلاعات از علوم كتابداري، اعم از چاپ موضوعات در محدوده مورد بررسي و نحوه تحقيقات كتابخانه اي است ، در بحث تحقيقات كتابخانه اي او به نيازهاي فوري در تحقيق و نحوه چگونگي پيشرفت در آن كاملا آگاهي دارد اما تصميماتش در وجود يا عدم وجود موردي در كتابخانه غير قابل فسخ نيست. زيرا به غير از برخي كتاب ها كه يك نسخه هستند و كميابند، عمده كتاب ها معمولا در چندين نسخه يافت مي شوند. بنابر اين امكان يافتن آن در كتابخانه ديگر بسيار زياد است. با اين توضيحات درمي يابيم قضاوت ها در كتابخانه منجر به محو كلي يك عنوان يا عدم آماده سازي مطلب نمي شود بلكه فقط موجب اين پرسش است كه آيا اين حذف يا عدم حذف سبب تسهيلاتي براي مراجعان هست يا خير.

 

دومين اختلاف مرتبط با دسته بندي مطالب است. لفظ "طبقه بندي"، واژه مصطلحي است كه در هر دو مركز مورد بحث قرار مي گيرد. ولي كاربرد اين كلمه در آرشيو كاملا متفاوت از كاربرد آن در كتابخانه است، اولا طبقه بندي در آرشيو بر اساس منشا اوليه در پيدايش مطالب و ارتباط آنها با كار و فعاليت سازمان ذي ربط صورت مي پذيرد. ثانيا هيچ طرح ثابت و روش از پيش تعيين شده اي وجود ندارد كه بتوان همه موارد را بر اساس آن طبقه بندي نمود. در اروپا سال ها تلاش بر اين بود تا بتوانند روش يا روش هاي مشابهي با آنچه در كتابخانه متداول است طرح ريزي كنند. اما هريك، پس از مدتي به شكست انجاميد و هر كدام يكسري از اطلاعات استنادي را از بين برد.

اما در كتابخانه چند روش از پيش تعيين شده وجود دارد و ورودي هاي كتابخانه كه به صورت مطالبي مجزا و منفرد از يكديگر هستند، مطابق با قوانين يكي از آن روش ها، دسته بندي و گروه بندي ؛ و با نشانه هاي خاصي كه نمايانگر ارتباط وجوديشان در يك قفسه است علامت گذاري مي شوند. پس كتابدار در ترتيب مطالب خود ،كه شامل موارد مجزاست، امكان دارد يكي از چند نوع سيستم طبقه بندي را بكار بندد. مقصود اصلي از يك سيستم طبقه بندي در كتابخانه آن است كه موارد مشابه كنار هم بيايند و اهميت يك مورد مشخص اگر در جاي معيني طبقه بندي نشده باشد ضرورتا از بين نمي رود. زيرا به راحتي مي توان موضوع مورد نظر را از ميان موضوعاتي كه ارتباط مهمي با آن دارند و موجود در طبقه بندي هستند بيرون كشيد.

اما درآرشيو، متخصص آرشيو بايد به مقتضاي نوع كار و چگونگي فعاليت ها در هر دستگاه، طبقه بندي خاصي را مطابق با اصل گردش كار همان دستگاه، ايجاد كند و به واسطه تنوع نوع فعاليت ها در دستگاه ها، نمي توان يك طرح ثابت براي طبقه بندي مطالب توليد شده، ارائه كرد. قفسه بندي و تعيين جايگاه براي هر واحد آرشيوي ،كه معمولا يك گروه يا يك سري را تشكيل مي دهند، نيز در ارتباط با گروه ها يا سري هايي تعيين مي شود كه توسط همان منشا توليد، به وجود آمده اند. البته در تعيين نوع طبقه بندي آگاهي دقيق پيرامون كار و فعاليت دستگاه توليد كننده مطالب آرشيوي ضرورت دارد و اين جز در سايه تحقيق عميق در باره تاريخ اداري و گردش كار در دستگاه مربوط از بدنه دولت، به عمل نمي آيد.

سومين اختلاف ميان حرفه آرشيو و كتابخانه، تفاوت در روش تنظيم و توصيف است. در اينجا تنظيم و توصيف به معناي فهرست نويسي و به عنوان تقسيمي از تقسيمات كاتالوگينگ موضوعي،  مورد نظر است.

فهرست نويسي در كتابخانه شامل موارد مجزا و غير قابل تقسيم است و معمولا كتاب هايي هستند كه با نام نويسنده و يا عنوان كتاب، مشخص و معين مي شوند. البته فهرست نويسي موارد سري مثل سريال ها، مدت  نامه ها، روز نامه ها، سال نامه ها و اعلاميه هاي اجتماعي را كه به واسطه رخداد و يا رويدادي خاص صادر شده اند، مي توان تحت يك عنوان مفرد و كلي در فهرست نويسي قرار داد اما در نگاهي وسيع تر فهرست نويسي در كتابخانه ها در ارتباط با موارد منفرد و جدا از هم معنا پيدا مي كند.

در مؤسسه هاي آرشيوي وضعيت طور ديگري است، متخصص آرشيو در تنظيم و توصيف، در درجه اول با مطالعه مجموعه يك پرونده، مشخصه كلي اي را نتيجه گيري و اقتباس مي كند و اين مجموعه كوچك در يك واحد بزرگ تر كه سري يا واحد آرشيوي ناميده مي شود قرار مي گيرد. عنوان واحد آرشيوي برداشتي تحليلي از انواع پرونده ها با در نظر گرفتن تاريخ توليد آنها در مجموعه است. بنابر اين براي بازيابي و يا دست يابي به مطلبي، اول بايد سري ها را مطالعه كرد و پس از آن، يافتن هر يك از زير مجموعه ها به راحتي امكان پذير خواهد بود.

واضح است كه اختلافات پايه اي در روش هاي متداول در كتابخانه و آرشيو ناشي از طبيعت مطالبي است كه در دو كار وجود دارد. تأكيد بر اختلافات پايه اي بين اين دو حرفه به معناي بي توجهي به مشتركات آنها و يا تشريك مساعي آنها در موضوعات مبتلابه نيست. بلكه متخصص آرشيو بايد كاملا آگاهي داشته باشد چه ميزان از اطلاعات با ارزش در كارهاي چاپ شده موجود در كتابخانه قابل بهره برداري است و از طريق آنها امكان دست يابي براي تكميل اطلاعات آرشيوي وجود دارد و از طرف ديگر كتابدار بايد بداند چه نوع اطلاعاتي را مي تواند در كارهاي چاپ نشده موجود در آرشيو پيدا كند.

در واقع آرشيو و كتابخانه دو بازوي قوي در امر تحقيق و آموزش هستند كه كمك هاي شاياني به محقق و دانشجو مي كننند زيرا تنظيم تحقيقات از منابع چاپي و منابع آرشيوي اغلب مكمل يكديگرند.

 

اهداف آرشيو

آرشيو به طور  اجمال دربردارنده دو هدف عمده است :

اداري- قانوني

فرهنگي – تاريخي

در هدف اداري – قانوني دو ويژگي عمده نهفته شده است.

اول: اسنادي حاوي اطلاعاتي هستند كه سازمان هاي به وجود آورنده را ناگزير از مسئوليت پذيري و پاسخگويي مي كنند و از طرف ديگر به عنوان ابزار مؤثري در دست مديران براي اعمال و هدايت مديريت محسوب مي شوند. بنابر اين سازمان ها مجبور به ساماندهي اسناد خود در قالب آرشيو مي باشند.

دوم: اسناد به عنوان مدرك، در مراحل قانوني مورد توجه و استفاده قرار مي گيرند.

به همين لحاظ از ديدگاه حكومتي يعني حقوق دولتي و شهروندي و به منظور حفظ اين حقوق اسناد بايد در آرشيو مورد حفاظت و نگهداري قرار گيرند.

 در هدف فرهنگي – تاريخي كه به لحاظ ماهوي هدف اول يعني هدف اداري- قانوني را تحت الشعاع قرار داده است، آرشيو به عنوان منبعي اصيل و دست اول حاوي اطلاعاتي كه ما را در بازيابي بنياد گذشته خود، توانمند و در درك و شناخت جامعه كنوني قادر مي سازد، مطرح است و به يقين مي توان باور داشت كه آرشيو بخش مهمي از ثروت فرهنگي و ميراث تاريخي هر اجتماعي را تشكيل مي دهد.

فهم صحيح از آرشيو ما را به سوي اشخاصي كه در تشكيل آن نقش بسزايي دارند هدايت مي كند زيرا همه اسناد، داراي ارزش آرشيوي نيستند و اغلب حتي ارزش نگهداري هم ندارند. فقط قسمت نسبتا محدودي از اسناد دولتي داراي ارزش دائمي و قابل انتقال به منظور محافظت هستند. بنابر اين ارزشمندي آرشيو، در گزينش هاي اسنادي آن است و وقتي اين گزيده ها درست و دقيق انجام شوند ارزش واقعي آن بروز خواهد كرد. شناسايي اسناد بر عهده افراد متخصصي است كه در چند زمينه، فعاليت عمده دارند. يكي از فعاليت هاي اساسي آنان تشخيص اسناد ارزشمند است . آنها تعيين مي كنند كدام اسناد داراي ارزش آرشيوي هستند و كدام نيستند و بايد نابود شوند. ارزش آرشيوي يعني ارزش اداري، مالي، قانوني، تاريخي و يا فرهنگي كه بايد به صورت دائمي مورد حفاظت و نگهداري قرار گيرند. بنابر اين رأي قطعي در ارزيابي اسناد توليد شده توسط يك دستگاه اداري، فقط با متخصصآرشيو است و براي اين كه بتواند مطالب آرشيوي را شناسايي و استخراج كند. لازم است به طور  كامل و دقيق با فلسفه وجودي و هدف يا اهداف آن دستگاه آشنا باشد. او بايد بداند كه دستگاه ها و سازمان ها موضوع هايي دارند كه براي رسيدن به آنها، گردش كار و قوانين مناسبي را تنظيم و طراحي مي كنند و اسناد و مدارك ، گواه مراتب مستقيم اين گردش كار هستند.  او بايد قادر به يافتن ارتباط بين حاصل و محصول هر دستگاه يا سازمان با اهداف آن دستگاه يا سازمان باشد تا بتواند تشخيص دهد چه چيز ارزش آرشيوي دارد و چه چيز ندارد.

فعاليت اساسي ديگر يك متخصص در امور آرشيو اشتغال به مديريت اداري- اسنادي و ثبت اسناد است تا اطمينان حاصل كند هيچ يك از اسناد مرتبط در حين انتقال به مركز نگهداري پراكنده و يا نابودشده اند.  در حقيقت بخشي از فعاليت هاي مديريت اسنادي و راهنمايي و كنترل ثبت اسناد از جمله وظايف اوست. علاوه بر آن، حفظ و نگهداري اسناد جزو فعاليت هاي مهم يك متخصص آرشيو به شمار مي رود. او بايد از شرايط محيطي اي كه اسناد در آنجا قرار دارند مطمئن باشد. نگهداري اسناد ارزشمند در موقعيت خوب فيزيكي يكي از اهداف ابتدائي است. موقعيت انباري ، نگهداري و ترميم، حفظ و آماده سازي اسناد از اصول اوليه اي است كه مورد توجه و دقت نظر قرار مي گيرد. البته نگهداري اسناد به خودي خود هدف نيست بلكه به منظور آماده سازي صورت مي پذيرد تا اطلاعاتي كه اين اسناد حامل آن هستند در اختيار عموم قرار گيرند؛ در غير اين صورت وجود آرشيو كاملا بي فايده خواهد بود. به همين دليل متخصصان بايد طبق مدل و تكنيك خاص و نظريه و رويه آرشيوي، اسناد را مرتب كرده و سپس به توصيف آنها بپردازند. بنابراين چنين افرادي در برابر مراجعان به عنوان منبعي مطلع خواهند بود كه مي توانند راهنمايي هاي مؤثر و قابل اعتمادي داشته باشند(6).

 
 

1. Modern Archives principles and Techniques, T.R. schellenberg, p. 11-20

2. International council on archives, Bulletin 1997-1.

3. International council on archives, janus 1998

4. International council on archives, studies 1999.

5. Modern Archives, principles and Techniques, T.R. schellenberg, p. 35.


Metroon.
Aeschylus.
. Shophocles
. Euripides
. International Council on Archives (ICA)
 


هرگونه برداشت با ذکر مأخذ مجاز است. نظرات نویسندگان لزوما" نظر شیرازه نیست.