صفحه اصلي     |     شماره جاري |
 جستجو
شیرازه : نشريه الكترونيكي علوم كتابداري،آرشیو و  اطلاع رساني سال اول - شماره ی ششم / مهر و آبان 1387
مركز بايگاني راكد

 

 

داود امینی

 
 
ادارة امور اسناد غيرجاري:
سوابق، در پي انجام وظايف هر سازمان ايجاد و يا دريافت مي‌شوند و در زماني كه عملي پايان نيافته، سوابق مربوط به آن، جاري و پس از اتمام مراحل كار، غيرجاري يا راكد تلقي مي‌شوند. در واقع، به علت عدم استفادة روزانه، بايد تحت شرايط خاصي براي مدت معيني در سازمان ايجاد كننده به عنوان بايگاني نيمه جاري يا نيمه راكد نگهداري شوند. نگهداري اين گونه سوابق، موجب هزينة زياد مي‌گردد. لذا مديريت امور اسناد غير جاري، امروزه بيش از پيش مورد توجه مسئولان اداري بويژه سازمان هاي بزرگ مي‌باشد. هدف از برنامة امور اسناد غيرجاري ضمن تقليل و صرفه‌جوئي قابل توجه درجا، نيروي انساني و وقت بررسي و عمل تصفيه و تفكيك سوابق باارزش از بي‌ارزش مي‌باشد.
امروزه در بسياري از كشورها، مركز بايگاني راكد و شعبه‌هاي آن، با وظيفة جمع‌آوري اسناد و نگهداري و در دسترس قراردادن آنها و نيز امحاي اوراق زائد، براساس برنامه‌هاي منظم و زمان‌بندي شده، به كار خود فعالانه ادامه مي‌دهند.
فرم ارسال اسناد

-1شمارة رديف

-2 شمارة گروه

-3 امضا

-4 تاريخ دريافت

-5 از:

-6 به:

-7 درجة محدوديت استفاده و محرمانه بودن اسناد

-8 متر مربع جا و محل تخليه شده                 اداره:                         انبار:

-9 وسايل بايگاني تخليه شده       تعداد قفسه       قفسة كشوئي     قفسة طبقه‌اي     گنجه

-10 حجم سوابق ارسال شده                           11- مشخصات مسئول اسناد

-12 آيا سوابق بدون اطلاع قابل امحا است؟               آري ¨                خير ¨

-13 امضاي مقام رسمي سازمان-14                           عنوان                     -15 تاريخ

-16 شمارة جعبه ها

-17 شرح اسناد

-18 برنامة امحا و شمارة آن (مجوز امحا)

مركز اسناد

سازمان
 

در اين قسمت، عنوان رديف و تاريخ از ....... تا تاريخ..... و هويت اسناد نوشته مي‌شود (شرح سابقه) روش نگهداري شماره‌اي يا الفبائي، تعداد نسخ و .... درج می‌گردد.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
مثلاً باتوجه به يكي از آمارهاي قديمي در مورد كشور آمريكا، اين كشور، سالانه در حدود سه ميليون فوت مكعب سابقه توليد مي‌كند (35 فوت مكعب برابر است با يك متر مكعب). اين رقم، برابر است با پر كردن تقريباً 1000 قفسة چهاركشوئي در هر هفته به مدت يك‌ سال. براي ادارة چنين سوابقي، شعبه‌هاي مركز بايگاني راكد در نواحي مختلف ايجاد و با برنامة مشخص و يكنواخت - كه متضمن حداقل مخارجاست - اينگونه سوابق اداره مي‌شوند. اكنون جزو اهم برنامه‌هاي مديريت امور اسناد در نيمة دوم قرن بيستم، ادارة نگهداري اسناد غيرجاري سازمانها با حداقل هزينه در محل‌هاي مناسب و با وسايل ارزان قيمت مي‌باشد. در آمريكا هزينة نگهداري يك فوت معكب از اين گونه سوابق در سازمان ايجاد كننده، برابر چهار دلار براي هر فوت مكعب است. چنانچه رقم هزينة توليد سوابق را در سازمانهاي دولتي به آن اضافه كنيم، رقمي بين 8 تا 10 دلار به دست مي‌آيد. اكنون اهميت ايجاد چنين مراكزي كاملاً مشهود مي‌گردد.
در ايران بعد از سالها تلاش، پاره‌اي از وزارتخانه‌هاي قديمي نظير دادگستري و دارائي، توانستند پيشنهادهائي جهت امحاي اوراق به دولت ارائه دهند. سپس در سالهاي 1333ش. با همكاري دكتر آنجل، معاون سازمان آرشيو ملي آمريكا كه به ايران آمده بود- پس از اجراي يك دورة آموزشي در راستاي بهكرد مديريت امور اسناد در ايران در سازمانهاي دولتي، ضمناً پيشنهادهائي ارائه شد كه متأسفانه در آن زمان به جايي نرسيد. سرانجام در سال 1340 ش. شوراي عالي اداري كشور (سازمان سابق امور اداري و استخدامي) پس از مطالعات زياد و تشخيص 10 ميليون پرونده راكد در 270 اتاق و انبار در تهران با فضائي بالغ بر 12000 متر مربع و با هزينة ساليانه 000/000/40 ريال، مقرر شد فكري براي پرونده‌هاي راكد يكصدسال اخير به عمل آيد. در نتيجه در سال 1343 ش.، طرح مركز بايگاني راكد كشور به تصويب هيئت وزيران رسيد. سپس در سال 1349 ش. مقرر شد به جاي مركز بايگاني راكد، ابتدا آرشيو ملي كشور (سازمان اسناد ملي ايران) تأسيس و تشكيل شود.
 
وظايف مراكز اسناد
  1. جمع آوري و نگهداري سوابق غيرجاري به طور موقت؛
  2. امحاي اوراق زائد در رأس زمانهاي قانوني؛
  3. ارسال سوابق داراي ارزش به آرشيو ملي.
مركز بايگاني راكد، در پاره‌اي از كشورها تحت نظر آرشيو ملي يا سازماني كه عهده‌دار مسائل اداري در سطح كشور است، قرار مي‌گيرد تا خدماتش شامل تمام سازمانهاي دولتي بشود و تعداد آنها بستگي به حجم عمليات و توزيع جغرافيائي سازمانهاي دولتي در هر كشور دارد.
 
تشكيلات مركز بايگاني راكد
  1. واحد دريافت
  2. واحد مراجعه و دسترسي
  3. واحد امحا.
 
وظايف واحد دريافت
  1. فراهم آوردن سوابق و تخصيص فضاي كافي براي سوابق راكد كلية سازمانها (ايجاد انبارها و تالارهاي مناسب)؛
  2. مجهز كردن انبارها و تالارها و وسايل نگهداري (قفسه، كارتن يا جعبه‌هاي استاندارد و وسايل ضد حريق و ايمن)؛
  3. تهية راهنماي انبارها برحسب موقعيت تالارها و قفسه‌ها؛
  4. تهية دستورالعمل ارسال اسناد از سازمانها شامل نحوة بسته‌بندي، شماره گذاري و ارسال؛
  5. تهيه و توزيع فرم استاندارد ارسال سوابق.
 
وظايف واحد مراجعه و دسترسي
  1. حفظ سوابق به مدت پيش‌بيني شده (مدت زمان نگهداري كه تعيين خواهد شد)؛
  2. تهية راهنماهاي لازم به منظور مراجعه و دسترسي به سوابق؛
  3. تعيين ضوابط نحوة استفاده از سوابق، مانند برگ هويت و صلاحيت مجوز مراجعه؛
  4. انتخاب نمايندگان و رابطان سازمانها، به منظور همكاري در انجام خدمات مورد نياز سازمانها؛
  5. فراهم كردن تسهيلات مراجعه و استفاده از سوابق، براي كلية مراجعه‌ كنندگانشامل اتاق مطالعه، دستگاه تكثير و تهية رونوشت.
 
وظايف واحد امحا
انتقال سوابق غيرجاري:
انتقال سوابق غيرجاري به مركز بايگاني راكد، به معني امحاي آنها نيست بلكه صرفاً به منظور صرفه جوئي و ارزشيابي آن سوابق در سر فرصت مقتضي است.
وظايف:
  1. همكاري با كارشناس اسناد و آرشيو ملي در تشخيص اسناد واجد ارزش نگهداري دائمي؛
  2. كمك به سازمانهاي دولتي در تنظيم جدولهاي زماني اوراقي كه ارزش دائمي ندارند و پيشنهاد تعيين مدت زمان نگهداري آنها؛
  3. تخلية مركز بايگاني راكد از اوراق قابل امحا با پيشنهاد سازمان ايجاد كننده و كسب موافقت و مجوز امحاي آنها از آرشيو ملي.
به طور كلي هيچ سابقه‌اي نبايد بدون موافقت كتبي سازمان ايجاد كننده و يا سازمان جانشين قانوني آن و مجوز آرشيو ملي، امحا شود.
 
چگونه مي‌توان از مركز بايگاني راكد استفاده كرد؟
شرط اساسي استفاده از مركز بايگاني راكد، داشتن برنامة صحيح و منظم مديريت امور اسناد است كه طي آن، كلية اصول و روشهاي ايجاد و نگهداري سوابق و امحاي اوراق زائد مدون گرديده است و متصديان امور مربوط با آموزشهاي لازم، رسماً تعيين شده باشند (وجود واحد مديريت امور اسناد و نمايندگان آرشيو ملي). برنامة اوراق زائد شامل تفكيك انواع سابقه، مدت نگهداري و زمان ارسال سوابق به مركز بايگاني راكد را بيان مي‌كند و به مرور تاريخ امحاي هر دسته يا رديف را طي جدولهائي به تصويب آرشيو ملي مي‌رساند.
عوامل انتخاب سوابق غيرجاري (راكد و با استفاده) از جاري به منظور انتقال اسناد (تهيه فهرستهاي اسناد انتقالي):
  1. تعيين تعداد دفعات استفادة كاركنان سازمان از پرونده‌هاي غيرجاري و جاري؛
  2. تعيين مدت زمان پيشنهادي كه پرونده قبل از امحا بايد نگهداري شود؛
  3. تعيين ميزان هزينة ارسال پرونده‌هاي غيرجاري به مركز بايگاني راكد.
به طور مثال اگر پرونده‌هاي غيرجاري واحدي بيش از يك مرتبه مراجعه در ماه نباشد، مي‌توان آن را درخور ارسال به بايگاني راكد دانست، به شرط آنكه هزينة ارسال بيش از صرفه جوئي و تفاوت نگهداري در مركز نباشد.
به طور كلي، ضابطه و عامل بالا مي‌تواند با توجه به كميت اسناد و فوريت استفاده و درجة محدوديت و محرمانگي سوابق، براي ارسال به مركز ملاك عمل قرار گيرد.
 
پرونده‌هاي عمومي اداري
براي تشخيص عمر اسناد، ساده‌ترين راه آن است كه پرونده‌هاي عمومي به ترتيب تاريخ و سال در قفسه‌ها قرار گيرد. اين روش را تفكيك پرونده‌ها گويند. لذا، بررسي و ارزشيابي مي‌تواند هر سال يا هر دو سال و يا هر سه سال يك بار صورت پذيرد و با برچسب‌ها يا پوشه‌هاي رنگي متفاوت عمر آنها را تشخيص داد و برحسب كميت به مركز اسناد ارسال كرد.
 
پرونده‌هاي خاص و تخصصي
اين گونه پرونده‌ها زماني غيرجاري مي‌شوند كه موضوع آنها خاتمه يافته باشد، مانند پروندة كارمندان پس از استعفا، ترك خدمت، بازنشسته شدن و يا فوت كه به صورت غيرجاري و راكد در مي‌آيد.
كلية سازمانها، مي‌بايد از طريق ادارة امور اسناد، پرونده‌هاي موجود را به مرور بازرسي و ارزشيابي كنند و نحوة راكدسازي آنها را به واحدها توصيه نمايند.
 
روشهاي دريافت و نگهداري و مراجعه وامحا
بايگاني راكد با هماهنگي مدير اسناد هر سازمان، نسبت به كلية وظايف خود از مرحلة دريافت تا امحا اقدام مي‌كند. به اين جهت مركز بايگاني تعليمات لازم را با توجه به دستورالعملهاي مركز بايگاني در زمينة روشهاي انجام كار، با رابطان و نمايندگان سازمانها هماهنگ مي‌كند.
 
روش دريافت
اولين اقدام در هر سازمان، بسته‌بندي كردن سوابق است. سوابق را مي‌بايد بدون تغيير روش در شيوة نگهداري و بايگاني مورد عمل آنها، در جعبه‌ها گذاشت و راهنمائي لازم در پيشاني جعبه‌ها نوشته شود.
سوابقي كه مدت زمان نگهداري متفاوت دارند، يعني از نظر نگهداري و امحا داراي عمر متفاوت مي‌باشند، نبايد در يك جعبه قرار داده شوند و هر جعبه مي‌بايد محتوي يك موضوع از سوابق باشد. هر رديف سابقه، شامل مجلدها و پرونده‌هائي است كه با روش بايگاني واحد تنظيم شده‌اند يا به علت آنكه مربوط به يك موضوع معين كلي يا جزئي و يا ناشي از اقدامات مشابهي مي‌باشد، به عنوان يك دسته يا رديف نگهداري مي‌شوند. نيز ممكن است يك رديف، شامل يك پوشه و يا ده متر مكعب سوابق باشد. كلية سوابق غيرجاري - كه در يك رديف مي‌گنجد - با هم ارسال خواهند شد و از يك شمارة مسلسل براي هر رديف، استفاده مي‌شود. واحد دريافت مركز بايگاني راكد براي دريافت هر ردیف يك شماره دريافت يا ورود يا تحويل تعيين مي‌كند و ضمن رسيد كردن تعداد جعبه‌ها و رديف‌ها، فهرست جامعي از سوابق هر رديف را نيز تحويل مي‌گيرد.
مدير اسناد هر سازمان، قبل از ارسال هر رديف، فرم ارسال سوابق را - كه در سه نسخه تهيه مي‌شود - تكميل مي‌كند.
 
طريقة تكميل فرم ارسال سوابق به مركز بايگاني راكد
بديهي است حداقل صرفه جوئي در طريقة ارسال سوابق راكد بايد در نظر گرفته شود. چنانچه سازمان ارسال كننده در حوزة فعاليت مركز بايگاني راكد باشد، اين انتقال توسط مركز و چنانچه در ساير نقاط باشد، از امكانات پست سفارشي يا راه‌آهن و يا امكانات ساير سازمانها استفاده مي‌شود.
 
انبار كردن و نگهداري سوابق غيرجاري
قسمت دريافت مركز اسناد، پس از وصول جعبه‌ها و فرم انتقال يا ارسال سوابق، به هر جعبه شمارة اختصاصي مي‌دهد و در فرم انتقال ذكر مي‌كند. اين شماره، مبناي كار مركز اسناد است و تعيين شماره با استفاده از نقشة كاملي حاوي انبارها و محل قفسه‌ها و شماره‌گذاري آنها صورت مي‌گيرد و به كمك يك انديكس فلزي - كه داراي صفحات مدور و گردان است - فضاي آزاد و اشغال شدة مركز را نشان مي‌دهد. بدين ترتيب، جعبه‌ها را پس از شماره گذاري، در محلهاي اختصاص يافته قرار مي‌دهند.
فرم انتقال سوابق، در سه نسخه تهيه مي‌شود؛ نسخة اول در قسمت امحا، نسخة دوم در سازمان مربوط و نسخة سوم، به قسمت مراجعه فرستاده مي‌شود.
 
 
تهية آمار
براي نگهداري آمار و ميزان سوابق دريافتي، از كارتي به شكل زير استفاده مي‌شود:
 
حجم اسناد دريافت شده:                                  شمارة گروه:

شمارة دريافت:                                              نام سازمان:

فضاي آزاد شده:                                           وسايل آزاد شده:
 
اين كارت، براساس شمارة رديف و يا نام سازمان مربوط نگهداري مي‌شود. ضمناً مي‌توان آمارهاي لازم را از فرم ارسال سوابق تهيه كرد، نظير ميزان و تعداد دفعات دريافت و حجم سوابق.
 
قسمت مراجعه و دسترسي به سوابق
پركارترين قسمت مركز اسناد، قسمت مراجعه و دسترسي به سوابق مي‌باشد. اين قسمت، سوابق هر سازمان را برحسب نام سازمان، تاريخ و سال دريافت و با شمارة دريافت نگهداري مي‌كند و آن را فرم راهنماي قفسه‌ها مي‌نامند. معمولاً سوابقي كه بكلي راكد نشده‌اند و مورد مراجعة بيش‌تر مي‌باشند، به تقسيمات كوچك‌تري نظير گروه و دسته و حتي موضوعهاي جزئي تقسيم مي‌شوند. در قسمت مراجعه، سوابق براي مراجعة كاركنان سازمان توليد كننده و مراجعه كنندگان و محققان،آمادة سرويس‌دهي مي‌باشد.
تهية اطلاعات مورد نياز، انجام عسكبرداري و تهية رونوشت و روگرفت از سوابق، به عهدة اين قسمت مي‌باشد. سازمان توليد كننده، با مراجعه به نسخة دوم فرم انتقال سوابق، در هر زمان برحسب شرايط نوشته شده در آن، مي‌تواند به سوابق خود مراجعه كند.
در قسمت مراجعه به سوابق، هر فرد مسئول سوابق يك يا چند سازمان مي‌باشد. اين امر، موجب مي‌شود كه كاركنان آگاهي بيش‌تري به نحوة نگهداري و مراجعه به سوابق پيدا كنند. بقية تشريفات مركز بايگاني راكد، همانند ادارة ساير بايگانيها مي‌باشد. مثلاً زماني كه سابقه‌اي برداشته مي‌شود، كارت خروج يا كارت كنترل، جايگزين آن مي‌شود.
در بسياري از مراكز بايگاني راكد، سوابق به صورت امانت به سازمان توليد كننده يا صاحب آن ارسال مي‌گردد. در صورت عاريت، سازمان مي‌تواند تا رفع نياز آنها را نزد خود نگه دارد. گاهي پرونده‌ها به لحاظ نياز مبرم، به سازمان اصلي خود عودت داده مي‌شوند. پيگيري سوابق در مركز بايگاني راكد، فقط در مواردي بايد صورت گيرد كه سازمان ايجاد كنندة آنها تقاضا كند و يا در ساير مقررات شرايط خاصي پيش‌بيني شده باشد.
چنانچه در مورد محتويات بعضي از سوابق، اطلاعاتي مورد نياز مراجعه كنندگان باشد، مركز مي‌بايد براساس آئين نامة ذيربط و قانون تأسيس خود، آنچه را كه در سابقه درج گرديده، گزارش دهد.
كار تفسير و تجزيه و تحليل، برعهدة مركز نمي‌باشد. چنانچه تجزيه و تحليل اطلاعات مورد نياز باشد، بايد اصل سوابق و يا رونوشت آنها در اختيار متقاضي قرار گيرد.
عكسبرداري وقتي صورت مي‌گيرد كه برخلاف مقررات و روش كار سازمان ايجاد كنندة سوابق نباشد.
 
روش امحا
پس از ورود اسناد غيرجاري از سازمانها به قسمت دريافت مركز بايگاني راكد، يك نسخه از فرم ارسال و انتقال سوابق به قسمت امحا داده مي‌شود. قسمت امحا، موظفاست براساس دستورالعملهاي اجرائي مربوط، برنامة امحا را تعيين كند تا در زماني كه سوابق ارزش خود را از دست مي‌دهند، براساس مواعد مصوبه، نسبت به امحاي آنها اقدام گردد. معمولاً فرايند امحا سالي دوبار و هر شش ماه يك بار صورت مي‌گيرد. امحا سازي، با تكميل فرم امحا و براساس مندرجات فرم ارسال سوابق انجام مي‌شود.


هرگونه برداشت با ذکر مأخذ مجاز است. نظرات نویسندگان لزوما" نظر شیرازه نیست.