آشنائي با آرشيو ملي سريلانكا (سيلان)



در خلال درگيري‌هاي داخلي در كشور سريلانكا، صاحب‌منصبان دولتي متصدي آرشيو سلطنتي بودند. محل اين آرشيو تا سال 1640 شهر گاله بود و از سال 1656 در شهر كلمبو مستقر شد. نگهداري مكاتبات اداري به صورت نظام‌مند، به دست هلندي‌ها پايه‌گذاري شد كه از سال 1640 تا 1796 مناطق دريائي سريلانكا را در اشغال خود داشتند. در سال 1901 شغلي به نام آرشيوداري ايجاد شد. آرشيو، نيز به مثابه‌ي بخشي از دفتر نمايندگي مستعمره، در دوران اشغال سريلانكا به دست انگليس به عنوان «بخش آرشيو دولتي»، در سال 1947 آغاز به كار كرد.
در سال 1973، قانون تأسيس آرشيو ملي وضع و به نام «بخش آرشيو ملي» نام‌گذاري شد. در سال 1981 آرشيو رياست جمهوري و خدمات مرجع، براي حفاظت و نگهداري اسناد رسمي و نيمه‌رسمي رياست جمهوري تأسيس شد.
مأموريت، اهداف و فعاليت‌ها
آرشيو ملي سريلانكا، مأموريت خود را اين گونه بيان كرده است: «مديريت اصولي و حفاظت از اسناد ملي، به عنوان بخشي از ميراث فرهنگي.»
هدف‌ها و فعاليت‌هاي آرشيو ملي سريلانكا، در قانون شماره‌ي 48 سال 1973 و نيز در پيوست آن به شماره‌ي‌ 30 (مصوب 1981) آورده شده است. اهم اهداف اين آرشيو، عبارت است از:
 تضمين قانوني نگهداري و حفاظت فيزيكي آرشيوهاي ملي و ارائه‌ي آن‌ها به منظور تحقيق و مطالعه؛
 اجراي طرح بررسي اسناد در مراكز دولتي؛
 مديريت آرشيو رياست جمهوري و خدمات مرجع؛
 نظارت بر چاپ جرايد، عكس‌ها، نشريات و روزنامه‌ها؛
 ارائه‌ي مشاوره براي تهيه‌ي ريزفيلم و پويش (اسكن) رايانه‌اي از اسناد و نسخه‌هاي خطي؛
 برگزاري كارگاه‌هاي مديريت پيشينه‌ها و حفاظت و نگهداري؛
 كمك به مؤسسه‌هاي عمومي و خصوصي در زمينه‌ي حفاظت و نگهداري اسناد؛
 حفظ و نگهداري اسناد موجود در معابد.
 مجموعه‌ها
مجموعه‌هاي موجود در آرشيو سريلانكا، شامل اسناد ملي، نشريات و روزنامه‌ها، سندهاي اهدائي و خريداري شده، و اسناد جمع‌آوري شده همانند نقشه‌ها، ريزفيلم‌ها و انتشارات دولتي است.
ارائه‌ي خدمات عمومي
 ارائه‌ي خلاصه‌ي گواهي شده‌‌اي از اسناد آرشيوي؛
 ايجاد امكانات ضروري براي بهره‌برداري عموم از اسناد؛
 تهيه‌ي مدارك گواهي شده‌ي لازم براي ارائه به دادگاه‌ها؛
 استفاده از روزنامه‌ها و ارائه‌ي خلاصه‌ي آن‌ها.
 استفاده‌ي عموم از فرآورده‌هاي چاپي در سريلانكا از سال 1990؛
 استفاده‌ي عموم از موضوعات منتشر شده در باره‌ي سريلانكا در سال‌هاي 1737-1900؛
 استفاده‌ي عموم از نقشه‌هاي سريلانكا از قرن هفدهم ميلادي به بعد.
چگونگي دسترسي به اسناد و انتشارات
 جهت دسترسي به اسناد، دريافت معرفي‌نامه از دفتر روابط عمومي، براي اتاق تحقيق الزامي است؛
 بعد از دريافت معرفي‌نامه، كاربر مي‌تواند از اسناد استفاده كند؛
 براي دريافت خلاصه‌ي اسناد، كاربران موظف‌اند فرم روابط عمومي را دريافت و پر كنند. خلاصه‌اي از هزينه‌هاي مربوط به دريافت اسناد روي تابلوئي خارج از اداره‌ي روابط عمومي، براي ملاحظه‌ي عموم نصب شده است؛
 تقاضانامه‌هاي مختلفي براي انواع درخواست‌ها، در دفتر روابط عمومي موجود است. بعد از پر كردن تقاضانامه و پرداخت هزينه، مي‌توان از خدمات اسناد بهره گرفت.
استفاده از اسناد
 كاربران مي‌توانند در اتاق تحقيق از فهرست‌هاي چكيده، كارت‌هاي نمايه و انواع ديگر راهنماهاي اسنادي استفاده كنند؛
 راهنماهاي روزشمار براي دوره‌ي روزنامه‌هاي سينهالي، تاميلي و انگليسي نيز وجود دارد؛
 كتابخانه‌ي مرجعي هم براي استفاده‌ي محدود عموم در دسترس است كه مكمل تحقيقات اسنادي به شمار مي‌رود؛
 كاربراني كه مي‌خواهند تحقيقات اسنادي انجام دهند، با رهنمود كارمندان آرشيو، با روش‌هاي دسترسي به اسناد آشنا مي‌شوند.
انتشارات
از فعاليت‌هاي آرشيو و كتابخانه‌ي ملي سريلانكا براي ترويج و توسعه‌ي دانش‌ آرشيوي و مديريت اسناد و نيز، حفظ و حراست از اسناد، مبادرت به انتشار كتاب‌هاي زير بوده‌است:
 راهنماي مديريت اسناد؛
 امحاي اوراق زائد در كشور؛
 مديريت سوابق جاري در دستگاه‌ها؛
 دسترسي عموم به اسناد ملي؛
 حفاظت و نگهداري از اسناد كاغذي؛
 نوشتاري بر اسناد و مديريت اسناد در كشور؛
 حفظ و نگهداري اسناد ديداري – شنيداري.
               منبع: «آفت‌ها و آسيب‌هاي مواد كتابخانه‌»، مهرداد نيكنام.