مديريت اسناد الكترونی، در نهمين شماره‌ی نشريه‌ی الكترونيكی شمسه



نشريه‌ي الكتروني سازمان كتابخانه‌ها، موزه‌ها و مراكز اسناد آستان قدس رضوي (شمسه)، در نهمين شماره‌ي خود، مبحثي را به بررسي مفاهيم مربوط به مديريت اسناد الكتروني، اختصاص داده است. عنوان كامل اين مقاله «مديريت اسناد الكترونيكي يا مديريت پيشينه‌هاي الكترونيكي» (بازتعريفي از كاركردهاي آرشيوها در عصر رقمي شدن اسناد) است كه آقاي ابوالفضل حسن‌آبادي آن را نگاشته است.
در اين مقاله، نويسنده به بيان مقدمه‌اي از تاريخچه‌ي مطرح شدن اسناد رقمي و نحوه‌ي رقمي سازي اسناد پرداخته و اهميت رقمي سازي اسناد را شرح داده است. وي، معتقد است كه الكتروني شدن اسناد در جوامع، به اين معناست كه مردم اطلاعات را به صورت رقمي در اختيار داشته باشند و در زمان و نحوه‌ي دسترسي به آن‌ها در آرشيو محدوديتي نداشته باشد. حسن‌آبادي در ادامه‌ي بحث، اذعان داشته كه بررسي وضعيت رقمي شدن اسناد در مراكز آرشيوي در چند سال گذشته در ايران و مقايسه‌ي آن با خارج از كشور، نشان‌دهنده‌ي آن است كه ما از نظر نوع برداشت و وظيفه‌ي مراكز آرشيوي، نسبت به اصل موضوع رقمي شدن، عقب هستيم. نامبرده، مهم‌ترين هدف رقمي كردن اسناد را، اين‌گونه برشمرده است:
- حفاظت و نگهداري اصل اثر در مخازن استاندارد؛
- جلوگيري از قراردادن اصل اثر براي استفاده‌ي مراجعان؛
- جلوگيري از صدمه زدن به آثار؛
- دسترسي آسان به منابع آرشيوي؛
- اطلاع رساني از طريق وبگاه؛
- ايجاد پايگاه‌هاي اطلاع رساني رقمي؛
- محدوديت فضا؛
- محدوديت نگهداري منابع متنوع آرشيوي؛
- محدوديت نمايه‌سازي و جستجو؛
- تسريع در ايجاد پشتيبان‌هاي متعدد آرشيوي؛
- سرعت در انتشار اطلاعات.
وي، كندي ساماندهي منابع مكتوب، گراني پويشگرها، حجم زياد اسناد، يكدست نبودن سياست‌هاي رقمي‌‌سازي، نبودن عزم جدي و هزينه‌ي بالاي رقمي‌‌سازي را، از دلايل كند بودن روند رقمي‌سازي اسناد در آرشيوها و مراكز اسنادي كشورمان دانسته است.
او در ادامه، آرشيو انگلستان را به عنوان آرشيو نمونه در زمينه‌ي رقمي‌‌سازي اسناد معرفي كرده و رئوس اهداف اين آرشيو را برشمرده است.
حسن‌آبادي در ادامه‌ي مباحث خود، به مديريت اسناد الكتروني و مزايا و معايب اسناد الكتروني پرداخته و معتقد است يكي از مهم‌ترين وظايف مراكز اسنادي، تهيه‌ي استانداردهاي مديريت اسناد الكتروني و مقيد ساختن مجموعه به رعايت آن‌هاست. نامبرده، در مبحث پاياني مقاله‌ي خود با عنوان چه بايد كرد؟ به بيان دغدغه‌ها و نگراني‌هاي موجود در باره‌ي اسناد الكتروني و اتوماسيون اداري پرداخته است. اين مقاله، در نشاني زير، به صورت برخط، براي بهره‌برداري كاربران موجود است:
http://www.aqlibrary.org/index.php?module=TWArticles&file=index&func=view_pubarticlesList&page=1&cid=118&pid=11