تعيِيِن عمر مفيد اسناد
منظور از تعيِيِن عمر مفيد اسناد، عبارت از جدولهايي است كه برحسب مشخصات رديفهاي اسناد، مواعد معيني براي نگهداري در بايگانهاي دستگاهها و نيز انتقال دائم و يا موقت به آرشيو ملي و امحاي اوراق فاقد ارزش تعيين شده باشد.اين جداول براي اسناد اختصاصي و عمومي دستگاههاي دولتي تهيه مي‌گردد و انجام دقيق آن براي هريك از مؤسسات دولتي در جريان همكاري مشترك با كارشناسان آرشيو ملي محقق شده و به تصويب شوراي اسناد ملي مي‌رسد.مهم ترين كاركردي كه براي اين جداول مي‌توان ترسيم كرد جلوگيري از انباشت بي‌رويه و بي‌ضابطة اسناد و پرونده‌ها در بايگانيهاي جاري، نيمه جاري و راكد مي‌باشد. براين اساس چنانكه تاكنون در بايگاني محل كار شما اين جداول تهيه نشده است با ما تماس بگيريد تا در حداقل زمان ممكن با حضور كارشناسان رابط آرشيو ملي نسبت به پيگيري موضوع اقدام شود.
تلفن: 22258735 ، پست الكترونيك arzeshyabi@nlai.ir
جهت اطلاع بيشتر به بخش قوانين، آئين‌نامه‌ها و مقررات اسنادي مراجعه شود.
اسامي كارشناسان رابط دستگاههاي دولتي
دريافت فرمهاي مربوطه و راهنمائي

امحاي اوراق زائد
اوراق زائد عبارت است از هرگونه اوراق و نسخه‌هاي اضافي و مجلدات چاپي و نشريه و جزوه و مانند آنها و همچنين اسناد و اوراق راكدي است كه با رعايت مفاد قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران و ساير مقررات، ارزش نگهداري نداشته باشد. لازم به يادآوري است كه قراردادهاي دولتي و عهدنامه‌ها و فرمانها به هر حال جزو اوراق زائد محسوب نخواهند شد.شوراي اسناد ملي تنها مرجع رسمي در كشور است كه مجوز امحا صادر مي‌كند براي اين منظور همه دستگاههاي دولتي مكلفند كه قبل از هرگونه تصميم گيري در مورد اسناد خود با كارشناس رابط آن دستگاه در آرشيو ملي تماس گرفته و نسبت به انعكاس موضوع و پيگيري آن اقدام كنند.
دريافت فرمهاي مربوطه و راهنمائي
جهت اطلاع بيشتر به بخش قوانين، آئين نامه‌ها و مقررات اسنادي مراجعه شود.

شناسائي و انتقال اسناد با ارزش نگهداري دائم
از مهمترين وظايف آرشيو ملي برنامه ريزي براي شناسائي ، انتقال و نگهداري اسناد با ارزش نگهداري دائمي است. فعاليتي كه نيازمند دقت و وسواس زيادي است طوريكه اولاً از امحاي اسناد با ارزش بايد جلوگيري شود و ثانياً از انتقال و نگهداري اوراق زائد نيز پرهيز گردد. براي اين منظور شوراي اسناد ملي با وظيفه اساسي تشخيص و صدور مجوز امحاي اوراق زائد در قانون پيش بيني شده‌است ، تا بر فرايند امحا و يا انتقال نظارت كاملي را ميسر سازد. به طور متوسط پنج درصد اسناد توليدي در مؤسسات دولتي در دنيا، براي نگهداري دائم به آرشيو ملي منتقل مي‌شوند و بقيه امحا مي‌گردند.از مهم ترين عواملي كه تأثير مستقيمي در انتخاب صحيح و جلوگيري از امحاي احتمالي اسناد ارزشمند دارد، بكارگيري روش طبقه بندي و بايگاني مناسبي است كه در آن امكان ادغام و يا در يك رديف قرار گرفتن اسناد قابل امحا و نگهداري در زمان ارزشيابي وجود نداشته‌باشد.
دريافت فرمهاي مربوطه و راهنمائي
جهت اطلاع بيشتر به بخش قوانين، آئين نامه‌ها و مقررات اسنادي مراجعه شود.

دبيرخانة اسناد اهدائي و خريداري
بررسیها نشان می دهد که تا اواسط حکومت مظفرالدین شاه، یعنی سالهای منتهی به 1320 ق (1280ش)، بايگاني به شیوه امروزین در تشکیلات دولت وجود نداشت؛ گرچه در دربار پادشاه، برخی اسناد نگهداری می‌شد و جایی هم برای این منظور در نظر گرفته شده بود. اما حکام ایالات و ولایات که به‌عنوان نماینده پادشاه، عهده دار وظایفی چند از جمله، جمع‌آوری مالیات و سرباز گیری بودند، انجام امور اصلی، با تکیه بر بنیچه هایی بودکه در آن، تعداد سرباز و میزان مالیات مشخص شده بود. در این میان مکاتباتی که درامور مختلف مناطق تحت حاکمیت با پایتخت و اهالی رد وبدل می شد، نزد حاکم می‌‌ماند و تلقی او از این اسناد، به مانند اموال شخصی بود. لذا زمانی که حاکم منطقه ای تغییر می‌كرد، آنچه به نفر بعدی منتقل می‌شد همان بنیچه‌ها بود و بقیه اسناد یا امحا می‌‌شدند و یا توسط حاکم معزول، به خانه و محل استقرار جدیدش انتقال می یافت. وضعیت پيش گفته،كمابیش در وزارتخانه‌ها نیز برقرار بود. این مسئله خود‌به خود، منجر به خروج اسناد از تشکیلات دولتی و انتقال آن به خانه‌ها می گردید.در کنار آن، اقشار مختلف مردم به مناسبت و حسب موقعیت اجتماعی، اسنادی را تولید و یا از تشکیلات دولتی و دربار دریافت می نمودند. نمونة آن، فرامین، احکام، وقفنامه‌ها، قباله‌های مالکیت، صلحنامه، هبه‌نامه‌ها و نوشتجات دیگری است که به مرور و پس از گذشت ایام، به عنوان شاخص‌ترین نمونه های اسناد ملی و منابع متقن در شناخت تاریخ و هویت ملی محسوب مي‌گردند؛ و به فراواني نزد افراد و خانواده‌ها موجود است. لذا شناسائي، جمع آوری و حفاظت آنها وظیفه ای ملی و نیازمند عزم ملی است.
بر اين باور، آرشیو ملی ایران برای عمل به وظایف قانونی در زمینه فراهم‌آوری و حفاظت و نگهداری اسناد ملی، راهکارهای مختلفی را مورد توجه قرار داده است. جهت اطلاع يادآوري اين نكته لازم مي‌نمايد كه ورودی اسناد سازمان از دو طریق پیش بینی شده است.

• شناسایی، ارزشیابی و انتقال اسناد دستگاههای مختلف دولتی اولين و مهمترين ورودي اسناد به سازمان است که پس از طی تشریفات قانونی، اینکار صورت می گیرد.
• دومین ورودی اسناد به سازمان، اشخاص‌، خانواده‌ها و به طور کلی بخش خصوصی و نهادهائی است که در داخل و یا خارج از کشور به نوعی اسناد ملی ایران را، در اختیار دارند . اما در دایره تشکیلات دولتی قرار نمی‌گیرند.

1. تشویق و ترغيب دارندگان اسناد به اهدای مجموعه‌‌هاي خود به آرشيو ملي؛
   به جرأت مي‌توان گفت مجموعه‌هاي اسناد اهدائي به سازمان اسناد و كتابخانة ملي، از غني‌ترين اسناد موجود در آرشيو ملي ايران محسوب مي‌شوند، طوريكه قديمي‌ترين سند سازمان كه بيش از 700 سال قدمت دارد، توسط يك خانوادة فرهيخته و فرهنگي اهدا گرديده است.بر اين اساس، از ابتداي شروع فعاليت آرشيو ملي، جلب مشاركت عمومي در غنابخشي به آن، از برنامه‌هاي اصلي شمرده شده است. و در اين راستا ، بويژه از دهة 1370 به بعد، بيش از 400 مجموعه ارزشمند اهدا گرديده است. از ميان آنها مي‌توان به مجموعه‌هاي خانواده‌هاي مرحوم علي اصغر حكمت، جمالزاده، ملك الشعراي بهار، پروين اعتصامي و ... اشاره كرد
   دريافت فرم مخصوص اهداي اسناد
   فهرست اهدا كنندگان
   نمونه‌هاي اسناد اهدائي
   فرصت را غنيمت شمرده و از همة ايرانيان و ايران دوستان دعوت مي‌نمائيم تا در اين اقدام مهم، ياورمان باشند. مشاركت شما در اهداي اسناد خود به آرشيو ملي و نيز تبليغ، تشويق و راهنمائي ديگران در همراهي و پيروي از شما در اين حركت فرهنگي، آينده‌اي با تاريخ و هويت روشن تر را براي كشورمان رقم خواهد زد.(با ما تماس بگيريد)
2. دومین اقدام که در حال عملیاتی شدن است،آماده سازی و تجهیز مخازن نگهداری اسناد متعلق به افراد و خانواده ها به صورت امانی است.
3. و راه سوم شناسایی و جمع آوری اسناد ملی در قبال پرداخت هزینه است.