در تدوين و اجراي برنامه جامع مديريت اسناد، مركز بايگاني راكد به عنوان پيش نياز، امدادرسـان و حلقة اتصال آرشيو ملي و مراكز توليد كنندة سـند، داراي نقـش و كـاركرد ويـژه‌اي اسـت. در بـارةكاركرد استاندارد اين مركز در چرخة عمر اسناد مي‌توان گفت كه اسناد از نظر مراجعه و اسـتفاده - قبل از امحا و يا انتقال به آرشيو - به سه دورة جاري، نيمه جاري و راكـد تقـسيم مـي‌شـوند. در بخش نخست، سازمان توليد كننده براي انجام وظايف اداري به آنها مراجعـه دارد. ايـن مراجعـه بـا افزايش عمر پرونده به تدريج كاهش يافته و زماني فرا مي رسد كه اصـﻼً مراجعـه‌اي بـه آن صـورت نمي‌گيرد. در دو دورة متاخر، نگهداري اسناد براي توليدكننده بسيار پرهزينه بوده و تلاش مي‌شود تاآن را از فضاي اداري خارج نمايند. در حقيقت، مهم ترين كاركرد بايگاني راكد در اين زمان متبلور مي‌گـردد، يعني نگهداري اسناد و سوابقي كه تكليف آنها از نظر مراجعة اداري، امحا ويا انتقال به آرشيو هنـوز قطعي نشده است. بنابراين با نگهداري موقت پرونده‌ها، ضمن سرويس‌دهي به منـشا، در سـاماندهي، نگهداري، امحا و يا انتقال به آرشيو نقش خود را ايفا مي‌كند. به تعبير ديگر وظيفة اصلي اين مركز، نگهداري اسناد در دورة برزخ است. به اين ترتيب مهم ترين امتياز بايگاني راكـد در مـديريت اسـناد، كاهش هزينه‌هاي اداري سازمانها در بخش تجهيـزات، فـضاي اشـغال شـده و نيـروي انـساني و نيـز نگهداري اسناد در شرايط با استاندارد باﻻتر بوده و از سوي ديگر موجبات نظارت بهتر آرشيو ملي بر روند نگهداري ارزشيابي، امحا و يا انتقال به آرشيو به شيوة صحيح را ميسر مي‌سازد. نكتة مهم در اين ميان، چگونگي انتقـال، نگهـداري و شـيوة دسـتيابي بـه اسـناد در بايگـاني راكـد مي‌باشد. استاندارد جهاني اين نوع فعاليت عبارت از همكـاري دايمـي كارشناسـان بخـش مـديريت اسناد آرشيو ملي با مديران و كاركنان اسناد سازمانها، در تعـين عمـر مفيـد بـراي انـواع اسـناد در دوره‌هاي مختلف، جداول زماني ارزشيابي و... به منظور ايجادچرخه يا گـردش كـار مناسـب اسـناد است. د ر اين گردش كار كه توأم با نظارت و راهنمايي دقيق در نحوة دريافت، توليد، طبقـه‌بنـدي و بايگاني اسناد مي‌باشد ودر خيلي از كشورها از آن تحـت عنـوان پرونـده( پوشـه ملـي) و يـا نظـام متحدالشكل مديريت اسناد نام برده مي‌شود كلية اقدامات و فعاليتهاي مربوط به دوره‌هاي جـاري ونيمه جاري بودن اسناد و نيز چگـونگي ارتبـاط بـا مركـز بايگـاني راكـد، تهيـة ليـستهاي انتقـال وآماده سازي و ارسال اسناد پيش بيني شده است. پس از پايان دورة جاري بودن اسناد، اقدامات و مراحل نامبرده در زير قابل تصور است :

• اسناد با اهميت زياد ( vital Records ) كه دورة جاري و نيمه جاري بو دن آنهـا سـپري شده‌است پس از تهية ليست و ارزشيابي به صورت مستقيم به آرشيو ملي انتقال مي‌يابند.
• تهية ليست و امحاي مستقيم سـوابقي كـه در همكـاري مـشترك آرشـيو ملـي و سـازمان مربوطه، راهكارهاي قانوني آن فراهم شده باشد.
• تهية لسيت و انتقال اسناد به مركز بايگاني راكد در صورت دارا بودن يكي از شرايط زير :
  • شرايط نگهداري در سازمان مربوط فراهم نباشد
  • مجموعة مورد نظر در دورة نيمه جاري بوده و مورد مراجعة سازمان باشد
  • بصورت قطعي از سوي توليدكننده اعلام بي نيازي نشده باشد
  • انتقال آنها به آرشيو ملي به دليل شرط قانوني زمان سپري شده( مانند 40 سـال در ايران)كمتر امكان پذير نباشد
  • در هنگام ارزشيابي، نيازمند ارزشيابي مجدد اعلام شود
  • و ...
• تعيين تكليف مجموعه‌هاي موجود در مركز بايگاني راكد بر اساس برنامة زمان بندي مشخص و راهكارهاي قانوني كه بر مبناي آن، سوابق غير ارزشمند امحا شده و اسناد با ارزش نگهداري دايمي به آرشيو ملي انتقال پيدا مي‌كنند. در توضيح بندهاي 3 و 4 بايد اضافه شود كه انتقال، نگهداري و تعين تكليف اينگونه اسناد، بايـد بـا رعايت نكات زير همراه باشد :
  • تهية لسيت انتقال در منشا و ارسال آن به همراه مجموعه
  • جلوگيري از به هم ريختگي نظم اولية پرونده‌ها و نگهداري آنها در مركـز بايگـاني راكد با سيستم بايگاني سازمان توليد كننده
  • سرويس دهي اسناد در مركز بايگاني راكد براساس نظام طبقه‌بندي اوليه
  • تأمين امكان اعمال سياستهاي آرشيو ملي بر مجموعه‌هاي موجود در بايگاني راكدكه معموﻻً همراه با فراهم كردن تجهيزات ضدعفوني و گردگيري، جداسازي اشياي آسيب رسان، تهية ليستهاي تشريحي و... مي‌باشد.

دريافت اسناد انتقالي
با توجه به اين كه در ترتيب انجام وظايف سازماني در معاونت اسناد ملي، اين بخش بعد از مرحلة شناسائي، ارزشيابي و انتقال اسناد قرار مي‌گيرد، لذا پس از آن كه اسناد در دستگاههاي دولتي و وابسته به دولت توسط كارشناسان ارزشيابي تعيين تكليف مي‌گردد، اسنادي كه واجد ارزش نگهداري تشخيص داده شود، تفكيك، سپس به اين بخش انتقال مي‌يابد.
در اين بخش،اسناد پس از دريافت، مورد بررسي و كنترل اوليه قرار گرفته و اطلاعات مربوط به هر مرحله از انتقال در دفاتر و فرمهاي مربوط ثبت و از آنجا جهت تطبيق و شناسايي به سالن بررسي اسناد منتقل و برگه‌هاي شناسائي اسناد بر اساس پرونده و رديف تهيه و صورتجلسه‌هاي مربوط تطبيق داده و ايرادات و نقايص به واحد انتقال دهنده و دستگاه مربوط اعلام مي‌شود.
حتما پيش از ارسال اسناد، باادارة مخازن و اطلاع رساني اسناد پيش آرشيوي تماس بگيريد(22255414)

ارسال ‌اسناد و پاسخگويي
كليه اسنادي كه به‌صورت عادي به سازمان منتقل مي‌شوند در صورتي كه محدوديتي از طرف دستگاه انتقال دهنده براي آنها اعلام نشود در چرخه امور پيش آرشيوي قرار مي‌گيرند.
اسنادي كه بنابه اعلام دستگاه صاحب سند محدوديت دسترسي داشته باشند پس از تطبيق، شناسايي و جايگزيني، در چرخه بررسيهاي پيش آرشيوي قرار نمي‌گيرند. پس از انقضاي مدت تعيين شده و اعلام كتبي دستگاه مبني بر رفع محدوديت دسترسي، فعاليتهاي پيش آرشيوي بر روي آنها انجام مي‌گيرد.

ارائه خدمات در اين بخش را مي‌توان به دو گروه درون سازماني و برون سازماني تقسيم نمود:
ارائه خدمات درون سازماني

• ارسال سند به آرشيو: پس از انجام بررسيهاي كارشناسي برروي اسناد انتقالي، اسناد داراي اولويتهاي موضوعي و قدمت تاريخي با رعايت حفظ نظم اوليه و منشاء از ميان ساير اسناد گزينش، انتخاب، تفكيك و بسته بندي و بطور مستمر و بتدريج به ادارة كل تنظيم و پردازش اسناد ارسال مي‌گردد.
• ارسال اسناد به آرشيوهاي منطقه اي
• ارائه اسناد بر اساس نيازهاي سازماني و به مناسبتهاي مختلف